Independentemente da estratégia feita pela sua empresa, gastos com recursos de projeto poderão ser necessários para colocá-la em prática, não é mesmo?
Por isso, criamos esse conteúdo para você entender como fazer um gerenciamento de recursos eficiente para os seus planos.
Com isso, evita-se o aparecimento de surpresas pelo caminho que farão você gastar mais do que previsto ou, em casos mais graves, tenha até mesmo que abandonar essa ideia por falta de verba.
Vamos lá?
1- Faça uma estimativa de custos
O primeiro passo é fazer uma estimativa de custos, para conseguir já ter uma base de quanto gastará em seu projeto. Aqui, é importante considerar diferentes gastos, como de pessoas, equipamentos e, claro, dinheiro que será utilizado.
A estimativa de custos ajudará a ter uma ideia mais quantitativa do que será necessário para colocar em prática uma estratégia, além de elencar alguns gastos considerados ocultos.
Muitas vezes, os gestores podem se esquecer de alguns valores secundários que, na hora do projeto, aumentam os gastos mais do que o previsto na etapa de planejamento, por isso devem ser considerados.
Algumas informações que devem estar presentes na sua estimativa de custos são:
- Identificar demais potenciais recursos disponíveis;
- Rever a disponibilidade de recursos e EAP (Estrutura Analítica do Projeto);
- Analisar políticas organizacionais;
- Revisar histórico de uso de recursos;
- Quantificar recursos por atividade.
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2- Planeje os seus recursos de projeto
Após levantar todas as informações do tópico anterior, está na hora de começar a fazer um planejamento do uso dos seus recursos. Para isso, é importante catalogar todos os processos, responsabilidades e outros aspectos do seu projeto.
Dessa maneira, você conseguirá definir, mais efetivamente , quais são os recursos necessários em cada uma delas. É importante que esses dados estejam muito bem definidos.
Também é interessante fazer o máximo de previsões possíveis, até mesmo de imprevistos que possam ocorrer. Assim, você conseguirá ter uma reserva de recursos para caso esses problemas apareçam e, dessa forma, não ser necessário alterar os seus planos.
Fazer esse planejamento de recursos também pode te ajudar a ter uma estratégia mais realista, visto que criamos muitas ideias na teoria, mas, na prática, elas não são viáveis ou efetivas.
3- Adquira os recursos de projeto
Agora, está na hora de captar esses recursos. Aqui, não estamos falando apenas de dinheiro, mas também de pessoas e equipamentos que farão parte desse projeto, afinal, pode ser preciso contratar mais pessoas ou realocá-las de outras atividades.
Caso esses recursos sejam retirados internamente, é importante conversar com a gerência de outros setores para acordar como será realizada essa alocação, de maneira que a empresa não tenha nenhum tipo de prejuízo.
Caso a aquisição seja feita externamente, é importante verificar como isso se dará, seja por meio do estabelecimento de contratos, contratações, empréstimos ou outras formas previamente analisadas.
Aqui, vale a pena ter um calendário de recursos, sendo um documento em que são anotadas a disponibilidade e quantidade de recursos de um projeto, permitindo assim com que eles sejam utilizados apenas quando foram necessários.
4- Controle os custos do projeto
Mesmo que você tenha feito a estimativa de planejamento de custos do seu projeto, imprevistos podem acontecer que deixarão o seu saldo maior ou menor do que o previsto para todo o processo.
Por isso, é importante monitorar todo o andamento da estratégia, fazendo um comparativo das previsões de gastos com os reais valores que estão sendo utilizados na prática.
Assim, ao perceber que os custos vão exceder o limite previsto, é importante que o gestor tome ações rápidas e estratégicas, para que a empresa não tenha que se endividar ou realocar mais recursos para terminar o projeto.
Além disso, caso alguma mudança precise ser feita no orçamento, é importante que ela seja documentada, bem como os demais gestores ou pessoas envolvidas no processo também devem ficar cientes.
Agora é só colocar tudo em prática!
Entendendo melhor como gerenciar seus recursos, você conseguirá elaborar estratégias de alta performance, sem precisar se preocupar com contratempos e outros problemas que podem atrapalhar a efetividade das suas estratégias.
Caso você esteja sentindo dificuldade em gerenciar seus custos de projeto, bem como as suas estratégias de forma geral, poderá contar com uma consultoria especializada para que, juntos, possam criar um plano eficiente.
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