Você resolveu implementar a gestão de processos, mas está com alguns problemas que não consegue solucionar?
Essa é uma situação comum, principalmente quando não se conta com uma consultoria focada em alta performance para auxiliar nessa mudança de gestão. Entretanto, é possível resolver grande parte dessas questões.
Neste conteúdo, explicaremos como você pode solucionar 4 problemas da gestão de processos mal implementada e, assim, conseguir usufruir ao máximo dessa estratégia que oferece diversas vantagens para a sua empresa.
Confira!
1- Falta de propagação do conhecimento
O primeiro problema vem, muitas vezes, da própria gestão: a falta de propagação do seu conhecimento para o restante da organização. É preciso ter em mente que você está lidando com colaboradores de diversas funções e com variados níveis de conhecimento da área.
Além disso, a disseminação de informações ajuda na resolução de problemas, não apenas em situações críticas, mas também em projetos e estratégias menores, mas importantes para o desenvolvimento da organização.
A melhor solução para esse caso é aplicar uma gestão de conhecimento, feita por meio da elaboração de estratégias e padronização de processos que visam compartilhar as informações relevantes para o negócio.
Uma ideia interessante é investir em tecnologias e sistemas que permitam a concentração de informações. Desse modo, todos os funcionários terão acesso a elas.
2- Descontrole da gestão de processos
Nesse tipo de gestão, é importante que se tenha um responsável, um líder ao qual os colaboradores podem recorrer em caso de algum problema ou tomada de decisão importante.
Descentralizar esse controle da gestão de processos, apesar de parecer uma maneira de deixar a equipe mais participativa, poderá resultar em procedimentos mais confusos, além da chance de colocar em cargos de liderança profissionais que não estejam tão familiarizados com esse tipo de gerenciamento.
Nesse caso, a melhor solução é elencar um responsável pelo controle da gestão de processos. É importante que ele tenha um amplo conhecimento sobre as atividades da organização e possa ter domínio sobre elas.
Imprevistos podem ocorrer, por isso, esse profissional precisa estar preparado para realocar atividades, rever prazos em andamento e fazer alterações no fluxo dos projetos, caso isso seja necessário ou benéfico para a estratégia.
3- Falta de engajamento da equipe na gestão de processos
A equipe é uma parte muito importante da gestão de processos, pois é ela que coloca as estratégias elaboradas em prática. Por isso, é necessário sempre investir em medidas que mantenham os colaboradores engajados.
Porém, isso nem sempre acontece, e os motivos podem ser variados: falta de motivação, falta de perspectiva de crescimento, clima organizacional ruim, entre outros. Independentemente do motivo, esse problema precisa ser solucionado.
Busque fazer um melhor alinhamento entre gestão e equipe, deixando com que os colaboradores entendam melhor como funcionam as estratégias do negócio, para saberem quais são os objetivos da firma e o que ela espera deles.
Tenha muita clareza com a sua equipe. Isso evita ruídos na comunicação e gargalos durante a execução dos processos, o que resulta em problemas que afetarão negativamente a sua efetividade.
4- Pouca eficiência na gestão de processos
Você tem criado várias estratégias e feito diversas tomadas de decisão que não estão surtindo os efeitos esperados? A falta de eficiência nos seus processos é algo que precisa ter um pouco mais de atenção por parte do gestor.
Os processos são uma parte importante da administração de um negócio, e caso eles não estejam indo bem, significa que a organização também não está em uma boa saúde gerencial.
Para resolver esse problema, é importante fazer uma análise desses processos, buscando entender os fatores que estão diminuindo a sua eficiência e o que pode ser feito para otimizá-los, permitindo com que eles possam ajudar a sua empresa a atingir seus objetivos.
Também é importante analisar outros fatores que podem estar indiretamente atrapalhando a eficiência dos seus processos, como a falta de organização das informações coletadas e utilizadas pela organização ou o próprio desengajamento da equipe.
Assim, entendendo melhor como solucionar alguns problemas causados por uma gestão de processos mal implementada, você conseguirá ter mais eficiência, engajamento dos colaboradores e lucratividade!
Quer saber como implementar uma gestão de processos de alta performance e evitar os problemas que mostramos acima? Então baixe nosso e-book e conheça o nosso segredo. Confira!
