5W2H é um método caracterizado por um conjunto de atividades estruturadas que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível para atingir um determinado objetivo.
- O que precisa ser feito? – Qual o caminho que deve ser percorrido para a ação;
- Por que precisa ser feito? – A justificativa da ação;
- Onde será feito? – A localização da ação, uma equipe, departamento, uma filial etc;
- Quando deverá ser feito? – O cronograma da ação, o período que ela estará em vigor, bem como quando deverá ser finalizada;
- Quem fará? – Os responsáveis por cada ação;
- Como será feito? – As técnicas, as ferramentas etc. que devem ser utilizadas para que a ação seja executada;
- Quanto custará? – O orçamento necessário, os recursos financeiros que precisarão ser alocados para a ação.
5W2H agiliza a tomada de decisão e envolve a equipe
A partir das respostas a estas sete perguntas, de fato, os problemas e oportunidades ficam mais claros para os gestores de um projeto ou para os dirigentes da empresa, dependendo de onde o método será aplicado.
O 5W2H também ajuda os gestores a mostrar para seus times a importância do plano de ação. Este ajuda a dar sentido e envolver as pessoas, pois elas passam a compreender que há uma razão e foram estudadas todas as formas de colocar as ações em andamento. Por ser muito simples de executar, a ferramenta 5W2H também ajuda na comunicação interna, pois simplifica as explicações dos planos de ação e aproxima líderes de liderados Portanto, pode ser usada para guiar a construção e viabilização de ações de todos os tipos e proporções.
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Como fazer um plano de ação utilizando 5W2Hs
Comece utilizando o 5W2H como uma espécie de formulário a ser preenchido para a elaboração e execução das ações. Para isso, atribua as funções a cada membro do time determinando a forma como cada atividade deve ser executada.
Neste formulário, você também deve colocar os motivos pelos quais cada ação precisa ser feita, bem como os prazos para elas serem concluídas. Não esqueça de orientar como devem ser executadas as ações e de estimar os custos que estão envolvidos. Use a simplicidade e a praticidade do 5W2H para agilizar o plano de ação e a comunicação com a equipe de profissionais que você lidera.
Aproveite para promover o engajamento das pessoas mostrando a elas que todos ganharão com a eliminação das dúvidas. Uma boa dica é começar refletindo sobre as atividades que poderiam ser formalizadas com o método 5W2H.
Pense em quanto esta ferramenta poderá facilitar e agilizar o processo de tomada de ações. Use o 5W2H para tornar o seu planejamento mais formal, bem como para conduzir as ações que foram desenhadas. A partir disso, ficará mais fácil, inclusive, acompanhar o desempenho dos profissionais e, logicamente, também cobrar os resultados.
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