Obter sucesso na gestão de uma empresa neste momento em que o Brasil enfrenta uma de suas piores crises econômicas é um desafio e tanto. E este desafio aumenta ainda mais quando vemos um mercado cada vez mais dinâmico, com competição global e, sobretudo, com consumidores cada vez mais mais bem informados e críticos.
Foi pensando nisso que estruturamos este artigo sobre a gestão por indicadores de desempenho. Abordaremos o conceito, quais são os benefícios e saberá quais são os indicadores mais populares, comuns a todas as empresas. Disponibilizaremos uma série de dicas para otimizar a gestão do seu negócio a partir do uso de KPI’s (indicadores).
1 — Gestão por indicadores desempenho: como ela pode otimizar a gestão do seu negócio
Dentro de uma proposta moderna de gestão de negócio, a gestão por indicadores de desempenho é muito eficiente. Ela consiste em alicerçar a administração na constante avaliação de fatores cruciais para o sucesso da empresa.
Os indicadores de desempenho, portanto, devem estar diretamente ligados à estratégia e aos objetivos da organização. Assim, eles refletem a realidade corporativa, o que nos remete à necessidade de avaliá-los constantemente.
Os indicadores de desempenho de uma empresa privada podem ser a receita líquida ou uma métrica de fidelização de clientes. Já para o governo, eles podem ser as taxas de desemprego, por exemplo.
Cada empresa, de acordo com sua natureza de negócio, definirá seus próprios indicadores. O importante é defini-los para que sirvam como norteadores de avaliação do sucesso no alcance de metas e objetivos estratégicos.
Diferença entre métricas e indicadores de desempenho
Também é importante saber a diferença entre métricas de indicadores. Enquanto as métricas são medidas brutas, de composição simples (valores e quantidades, por exemplo), os indicadores de desempenho são medidas calculadas — eles são compostos pelas métricas —, proporcionam uma visão ampla e direcionada da realidade observada, o que permite a avaliação da performance corporativa.
Utilizando KPI’s, é possível analisar de tendências, estruturar melhorias contínuas, atuar de forma proativa e tornar o negócio mais transparente. Os indicadores são, geralmente, expressados por percentuais, frequência, probabilidade etc.
Benefícios da gestão por indicadores de desempenho
Utilizar indicadores de forma consciente faz com que os gestores consigam conduzir o negócio de forma mais assertiva e eficiente. Os indicadores auxiliam no acompanhamento e na mensuração dos resultados obtidos a partir do planejamento estratégico.
Indicadores de desempenho auxiliam, também, na tomada de decisão, pois são dados que demonstram a real situação do negócio. Portanto, servem como informações valiosas na hora de pensar planos de ação. Aqui vão algumas das principais vantagens de usar indicadores de desempenho na gestão:
Indicadores de desempenho conduzem o modelo operacional
O gestor deve ser capaz de identificar KPIs que impulsionam resultados esperados durante um período, independente da área do negócio.
Olhando para as áreas funcionais da empresa (marketing, vendas, desenvolvimento de produtos, operações, atendimento ao cliente, finanças etc.), depois de saber exatamente os resultados esperados, com os indicadores é possível determinar as atividades e medidas de eficácia, que impulsionam os resultados.
Os resultados são importantes, mas não se pode administra-los. No entanto, é possível gerenciar a atividade e a eficácia da operação e, com isso, atingir os resultados.
Indicadores de desempenho esclarecem as expectativas de desempenho
O envolvimento dos colaboradores da sua empresa começa quando eles são capazes de concordar com esta afirmação:
“Eu sei exatamente o que é que esperam de mim no trabalho. Ao definir e apresentar indicadores de desempenho, o gestor está comunicando suas expectativas de forma clara e inequívoca. Indicadores de desempenho tornam o gerenciamento de pessoas mais objetivo.”
Os indicadores fornecem medidas objetivas de desempenho, e esses dados permitem “gerir pelo facto”. Ao invés de avaliar o tempo em que seus colaboradores estão ocupados em um determinado projeto, o gestor avalia exatamente o que eles conseguiram realizar. O foco é outro. Ao focar nos resultados, também fica mais fácil ser justo na hora de recompensar um colaborador. A gestão por indicadores de desempenho é uma forte aliada da meritocracia.
A gestão por desempenho exige uma visão diferenciada do gestor
As informações extraídas dos indicadores de desempenho devem chegar às mãos de quem realmente sabe — e pode — fazer algo com eles. Portanto, o gestor precisa apurar sua capacidade analítica e ter rapidez na tomada de decisão. Mais do que apenas ajudar a compreender a empresa, os indicadores de desempenho devem ser usados em tempo hábil. Dessa forma, os os resultados serão atingidos ou recuperados conforme foi projetado no planejamento. Por isso, é importante definir claramente quais indicadores têm maior relevância para seu negócio, quais têm potencial para demonstrar com clareza o que se procura, e agir com agilidade sobre eles.
2 — 5 indicadores básicos de desempenho que toda empresa deve acompanhar
Veja agora os indicadores de desempenho (KPIs) comuns a todas as empresas. Eles podem ser usados para acompanhar regularmente e avaliar a saúde do seu negócio.
São facilmente acessíveis e fornecem informações de como sua operação está progredindo. Além de serem valiosos na previsão do desempenho a longo prazo.
Como cada empresa é única em algum grau. No entanto, existem cinco tipos de dados financeiros para personalizar os KPIs que são o melhor ajuste para seus propósitos:
1. Receita
Como qualquer proprietário de empresa, você deve acompanhar sua receita de forma consistente. Isso o ajudará a se certificar de que o rendimento mantém um ritmo constante. No entanto, quando você olha para as receitas como um indicador de desempenho, você está mais preocupado com as tendências do que com os números específicos.
Por exemplo, sua receita pode ter uma tendência de queda no final de cada mês, o que indica a necessidade de uma nova estratégia de marketing para impulsionar esses tempos lentos. Quando a receita aumenta, você pode identificar as razões e manter a tendência.
2. Gastos diretos
Provavelmente, você pode citar até o último centavo do quanto gasta fazendo o dia a dia do seu negócio. Suas despesas diretas podem incluir materiais e suprimentos para fabricação de produtos, marketing e outras compras que você, em seguida, converte em lucros.
Quando olha para as despesas diretas em termos de um KPI, você considera as tendências de gastos. Talvez você esteja fazendo todas as suas despesas no final do mês, quando muitas outras contas são devidas. Pode ser melhor para a sua conta bancária se você controlar suas despesas diretas ao longo de cada mês.
3. Custos
Os custos consistem nos gastos em andamento, que não estão diretamente ligados aos lucros, incluindo espaço de escritório, folha de pagamento, energia elétrica etc. Eles podem ser fixos, ou seja, permanecem o mesmo a cada mês, ou variáveis, flutuam com as taxas de mercado ou a sazonalidade.
Por exemplo, se você contratar pessoas extras durante as férias, ou alugar o espaço de armazém extra em certas épocas do ano. Isso muda seus seus custos gerais. Acompanhando os custos como um indicador de desempenho você ficará atualizado sobre pequenos aumentos que poderiam passar despercebidos. Dessa forma, você pode fazer ajustes para preservar o fluxo de caixa ou limitar a exposição a custos adicionais.
4. Margem bruta
Sua margem de lucro bruta é a porcentagem de cada real que você ganha depois de subtrair as despesas diretas. Este KPI é um importante indicador de quão bem você está fazendo na renda de equilíbrio e de saída.
Idealmente, você quer ver a porcentagem tendendo para cima. Porém, aumentos de preços de seus fornecedores, por exemplo, podem ter o efeito oposto. Acompanhar este indicador significa ser capaz de ajustar o seu preço para manter a sua margem de lucro bruta sempre forte.
5. Margem líquida
Sua margem de lucro líquido é naturalmente mais magra do que a margem bruta, porque ela é responsável por sobrecarga, bem como o custo dos serviços, mostrando o que realmente sobra depois que tudo é pago.
Acompanhando este KPI, você terá um olhar para o retrato grande e como ele muda ao longo do tempo. Se a sua margem de lucro líquido está tendendo para baixo, você provavelmente precisará reequilibrar o funcionamento da operação, tendo um olhar para as despesas gerais para uma linha inferior saudável.
3 — 4 passos para obter sucesso com a gestão por indicadores de desempenho
Agora que já entendemos o que é a gestão por indicadores de desempenho e quais são suas vantagens, vamos aos passos para aplicá-la com propriedade:
Passo 1: Definir indicadores de desempenho
A definição dos indicadores de desempenho é o primeiro passo. E isso pode ser feito, basicamente, seguindo algumas etapas:
- Elaboração de planos de ações: nesta etapa, a diretoria da empresa determina todos os objetivos e metas que pretende conquistar ao longo de um determinado período, geralmente um semestre ou um ano;
- Definição das formas de mensuração: nesta etapa, são definidos como os índices serão mensurados, ou seja, como os dados dos indicadores serão avaliados para que reflitam os resultados;
- Levantamento e avaliação dos resultados anteriores: agora, os indicadores anteriores são comparados com os dados colhidos recentemente;
- Feedback de dados: aqui é dado o retorno sobre todos os processos e demandas e, caso seja necessário, são elaborados novos planos de ação e objetivos, além de analisar as partes do processo que precisam ser avaliadas ou melhoradas.
É importante que todas as áreas contribuam na definição dos indicadores, especialmente porque isso já vai contribuindo com a cultura da gestão por desempenho.
Passo 2: Definir metas para esses indicadores
Agora que já se sabe quais são os indicadores de desempenho, é hora de pensar em como eles serão medidos. Ou seja, é hora de definir as metas para cada um dos indicadores.
Por exemplo: qual é a meta para as despesas variáveis (indicador) para os próximos seis meses? Qual é a meta de novas vendas (indicador) para o semestre?
Passo 3: Fazer o acompanhamento mensal dos indicadores
Mês a mês, os indicadores de desempenho devem ser acompanhados, avaliados, pois este é o período básico da gestão por desempenho.
Ao fazer isso, você consegue comparar o planejado com o obtido no mês e, assim, terá uma projeção de como o período macro (semestre ou ano) será obtido.
Passo 4: Criar planos de ação para lidar com os indicadores que não estão adequados
Mas, logicamente, como o negócio é dinâmico, alguns indicadores não alcançarão os resultados esperados. Então, em tempo hábil, a partir do acompanhamento, é preciso definir planos de ação para corrigir a rota. É muito importante não redefinir o indicador, mas sim, redefinir o que será feito para que os resultados (as metas) de cada indicador sejam atingidos.
Conclusão
Como vimos ao longo deste artigo, os indicadores de desempenho são excelentes para gerir de forma inteligente e efetiva um negócio.
Aqui podemos acrescentar que os indicadores podem ser acompanhados da forma que você quiser, seja via planilhas de Excel, seja em formulários de papel… Não importa. O que importa é que eles sejam devidamente acompanhados.
Logicamente, se você quiser fazer a gestão por indicadores de desempenho de uma forma inteligente, é recomendável que utilize um sistema especialista nisso. Com um software específico, você pode automatizar a maior parte do trabalho e obter, em poucos cliques, as respostas que procura sobre seus indicadores.
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