Aproxima-se a época de férias. Dependendo do seu negócio, as vendas sobem muito, ou caem muito. Mas o certo é que vai faltar gente, será preciso improvisar – todo o mundo quer sair de férias no verão!
Aconteceu comigo: eu recém tinha entrado numa empresa, quando um dos meus subordinados – chefe de uma área da qual eu sabia muito pouco –me avisou que estava saindo de férias, na semana seguinte.
Foi rápido: lhe pedi que listasse as suas principais atividades, escrevendo uma abaixo da outra, sem se preocupar com tempo demandado ou importância de cada uma. A seguir, em colunas, o nome dos seus subordinados. Nos cruzamentos, me indicasse quem tomaria conta do assunto na sua ausência. Finalmente, que conversasse com cada um deles, e me devolvesse a folha assinada por todos, atestando que tinham entendido o que precisavam fazer no período.
A lista ficou pronta em menos de 20 minutos; dois dias depois eu tinha a folha com as assinaturas em minhas mãos. Era uma simples matriz de pessoas x processos (atividades, no caso). Fiquei tranquilo, a ausência do chefe foi pouco percebida, pessoas cresceram, o potencial de polivalência subiu.
Mais adiante, evoluímos: à esquerda, colocamos as colunas dos resultados impactados, para identificar os processos críticos; na matriz, em vez de um simples “x”, uma avaliação da competência de cada pessoa em cada segmento em que se cogita que venha a trabalhar. Já era uma ferramenta para controlar desempenho e polivalência.
Depois, à direita, incluímos um cronograma (ação!) – no qual programamos as semanas nas quais faremos a monitoria de cada um dos nossos subordinados.
A experiência nos tem mostrado que monitorar 2 subordinados / tarefa por semana é um bom número para assegurar a manutenção de um estado de controle dos processos críticos.
Ferramenta prática é a que é concebida para resolver um problema real.
É o caso da nossa RPPA – resultados – processos – pessoas – ação.
Numa única folha, tudo o que é decisivo para controlar os processos de um líder e de seus subordinados.
