Numa realidade onde a qualidade de atendimento e serviços se torna referencial e top de categoria para o sucesso de uma empresa, cada vez mais, necessitamos de ferramentas para focar e atingir esses objetivos. Entre os métodos mais competentes, encontramos o ciclo PDCA, que procura otimizar os processos, de forma eficiente e segura, conforme descreveremos a seguir.
O que é e para que serve o Ciclo PDCA?
É uma metodologia criada pelo engenheiro Walter Shewhart em meados dos anos 20, porém, só atingiu a fama nos anos 50, através do professor universitário William Deming, americano reconhecido pela melhoria dos processos produtivos nos EUA, durante a segunda guerra.
Além de ser uma ferramenta da Qualidade, que busca incorporar conhecimento e alto desempenho nas organizações, tem o foco na solução de problemas, visando melhorar os processos, de forma contínua.
Ou seja, é o método utilizado no gerenciamento do seu negócio com base em uma rotina de processos. A sigla, de origem inglesa, significa:
- a letra P do verbo “to Plan” significa: planejar
- a letra D do verbo “to Do” significa: fazer
- a letra C do verbo “to Check” significa: verificar
- a letra A do verbo “to Act” significa: agir
Etapas do Ciclo PDCA
Plano (to plan)
Esta etapa é o início de todo o processo. É necessário definir um objetivo, assim como os meios ou métodos para atingi-los. O problema deve ser identificado, de forma clara, para que a solução seja bem planejada e eficaz.
Existem algumas ferramentas que podem ser muito úteis nessa fase, como o Diagrama de Ishikawa, Folhas de Verificação, o Brainstorming, 5w2h e 5 porquês.
Executar (to do)
Nessa fase, é hora de colocar o plano de ação em prática. É primordial acompanhar o andamento do projeto, certificando-se de que as pessoas envolvidas estejam motivadas, alinhadas, capacitadas e muito bem treinadas, para que todas as etapas do plano de ação sejam cuidadosamente executadas, evitando, assim, possíveis falhas no meio do ciclo. Agora é hora de agir e coletar os resultados, que dependerão da qualidade das ações do plano proposto.
Verificação (to check):
Essa etapa é fundamental para conferir se tudo o que planejamos saiu dentro do previsto. É o momento de mensurar os resultados, conferindo o que executamos com o que foi planejado. Caso os resultados não sejam satisfatórios, é necessário voltar ao início do ciclo (to plan).
Ação (to act)
A última etapa trata-se das aplicações de ações corretivas. É o momento de agir com assertividade e garantir o sucesso do projeto, além de refletir sobre as melhorias alcançadas,e problemas que poderão ser abordados em um novo “giro do PDCA”. Consiste na análise e decisão do que mudar no plano para o próximo ciclo.
O pêndulo PDCA
Então, ao fazermos um plano, devemos executar e verificar os resultados obtidos. Deste modo, se ele estiver conforme o esperado, não há a necessidade de “girar” o PDCA, portanto, não chegamos à etapa “A”, ou seja, não precisamos refazer ou adaptar o plano. Apenas voltamos a executar e verificamos novamente. Se os resultados continuarem o esperado, seguimos assim por diante. Dessa forma, podemos pensar no PDCA como um pêndulo, ao contrário de uma roda ou os ponteiros de um relógio que fazem a volta completa.
Agora, se em alguma dessas verificações, o resultado não estiver OK, como fazer para o pêndulo dar uma volta completa e depois voltar a pendular? A resposta é simples: Nós giramos o ciclo do PDCA.
Conclusão
Sendo assim, como podemos ver, PDCA é um conjunto de etapas que, juntas, agem na origem do problema, buscando a melhoria contínua dos processos. Dessa forma, podemos aprender com nossos erros. O grande desafio é implantarmos essa ferramenta no código genético de nossas organizações, pois o “cérebro” delas, na maioria das vezes, não planeja. Se planeja, não executa o que planejou. Se executa, não registra. Se registra, não trata. Se trata, não aprende. Portanto, é um tratamento sobre o efeito, e não sobre causa.
Sheila Ferreira
Consultora de Gestão e Gestora de Marketing da Qualitin.
