Gerir um negócio orientado por fluxos de trabalho, ou workflow, leva a conquista de um objetivo: garantir o crescimento da empresa.
Empresas com projeções de crescimento, precisam automatizar os processos para que os resultados apresentem o desempenho almejado.
Com este objetivo, o Workflow surge como uma ferramenta de automação dos fluxos de trabalho.
Para proporcionar a organização de todos os serviços oferecidos por uma empresa.
Em tese, uma empresa possui colaboradores para cada área, onde cada setor fica responsável por determinadas atividades.
Todas essas atividades estão relacionadas, uma vez que o desempenho do negócio é medido a partir da soma de todas as áreas.
O Workflow, traduzindo do inglês significa fluxo de trabalho.
Tem como objetivo auxiliar na estruturação e na delegação de tarefas para cada um dos colaboradores da empresa.
De acordo com o conjunto de diretrizes sugeridas pela gestão, baseadas no planejamento estratégico, é possível automatizar processos através do Workflow.
Sintetizando, o Workflow é a tecnologia que engloba diversos segmentos e possibilita a ligação entre as unidades do negócio.
Neste artigo, você vai entender qual a importância dos fluxos de trabalho para o aperfeiçoamento dos processos como um todo.
Além disso, nesta página você vai descobrir sobre como implantar o Workflow para auxiliar na organização do seu empreendimento.
Vamos lá?
De que forma o Workflow potencializa o desempenho das empresas?
Através de uma plataforma online, o fluxo de trabalho é conectado a rede de colaboradores, melhorando a comunicação e a troca de informações entre setores distintos.
Com o planejamento das atividades da empresa, o controle se torna mais efetivo, permitindo que possíveis erros sejam identificados e corrigidos prontamente.
Uma vez que cada um dos colaboradores têm suas funções bem definidas, a produtividade será maior.
Quando os colaboradores de uma empresa trabalham sem este tipo de organização, os serviços oferecidos tendem a perder qualidade.
Com a implantação do Workflow, a empresa ganha muitos benefícios.
Entre eles estão:
- Redução de custos: seguir as orientações do fluxo de trabalho reduz os gastos com atividades desnecessárias.
- Produtividade: o colaborador consegue produzir com mais eficiência devido a facilidade e praticidade oferecida pelo Workflow.
- Interação: promove uma comunicação contínua entre os colaboradores de diversos setores da empresa.
- Lucratividade: em consequência da prestação de serviços de qualidade, a empresa cresce continuamente e conquista mais clientes.
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Como implantar o Workflow?
Inicialmente, antes de implantar o Workflow para aumentar a produtividade do seu negócio, a gestão precisa ter seus objetivos definidos.
Somente com objetivos traçados, é possível estruturar regras de negócio.
Para depois então, configurar todas as funcionalidades de cada setor dentro do fluxo de trabalho.
Para utilizar essa ferramenta tecnológica na empresa, o gestor precisa estar atento as seguintes etapas:
Etapa 1: Realizar a análise de dados
Antes de tudo, é essencial fazer uma análise de toda a estrutura da empresa.
Identificar o desempenho dos colaboradores e ter uma base de conhecimento sobre o financeiro, por exemplo, são pontos importantes para o início do processo.
Diante dessas informações, a gestão pode analisar desperdícios, dificuldades e ineficiências.
E tudo aquilo que está tendo bons retornos para fortalecer.
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Etapa 2: Interação entre a equipe de colaboradores
Acima de tudo, a comunicação entre os diversos setores da empresa é fundamental para fortalecer uma cultura de transparência entre todos.
Pois a partir do momento em que cada pessoa compreende que depende da outra para chegar em um resultado positivo, o desempenho só aumenta.
A falta de interação entre as equipes pode ocasionar em problemas que prejudicam o crescimento do negócio.
Etapa 3: Treinamento da equipe
Para utilizar o fluxo de trabalho com eficiência, todos os setores precisam entender cada ponto dos processos para garantir a qualidade dos serviços.
A equipe precisa estar totalmente envolvida na automação, já que o sucesso da utilização do Workflow depende do desempenho dos colaboradores.
Etapa 4: Descrever cada recurso que será disponibilizado
Em primeiro lugar, para configurar o fluxo de trabalho, é preciso seguir um projeto que contenha os objetivos, etapas e os recursos disponíveis.
Essencialmente, é necessário contar com responsáveis para acompanhar as ações que serão oferecidas ao cliente.
Etapa 5: Contar com auxílio especializado
Ao passar por todas as etapas envolvendo análise de dados, interação e treinamento da equipe, é hora de buscar o auxílio especializado.
Implantar o Workflow é ter a garantia de melhoria significativa na produtividade da sua empresa.
Devido a importância dessa ferramenta, é necessário contar com o auxílio de uma consultoria estratégica para direcionar o gestor.
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