Atualmente, uma das tendências tecnológicas que têm atingido pequenas e médias empresas é a Business Intelligence ou inteligência empresarial. Essa tendência tem como objetivo tornar as decisões mais assertivas e melhorar a relação entre o cliente e empresa. Como parte dessa área da administração está a obtenção e utilização de indicadores de desempenho (KPI). Por isso, é importante que você entenda porque é essencial a medição de KPIs.
A utilização de KPI’s é fundamental para empresas que buscam exclusividade, atendimento diferenciado, suporte eficiente e agilidade em processos. Contudo, é um engano pensar que apenas grandes empresas com onerosos departamentos de TI possuem essa possibilidade. Pequenas e médias empresas dos mais diversos ramos, mesmo aquelas que não possuem departamentos de TI dedicados, tem motivos suficientes para tirar proveito da utilização de indicadores.
Algumas das vantagens de indicadores de desempenho para pequenas e médias empresas estão no aumento do controle operacional da companhia, na identificação de falhas em processos e na eliminação de problemas de logísticas. Isso traz benefícios diretos aos clientes, fidelizando os e garantindo satisfação. Entenda, no artigo de hoje, porque é fundamental medir indicadores de desempenho.
Criação e utilização de indicadores de desempenho
Um indicador é tanto um número como uma condição, que é arbitrada para transmitir informações úteis para tomadas de decisões. Para ser efetivo, um indicador deve ser relevante, balanceado, entendível e compartilhável. Alguns exemplos de indicadores para pequenas e médias empresas estão relacionados às vendas, marketing, finanças, mídias sociais, relacionamento com cliente e logística. Enfim, tudo que faz parte de decisões e relacionamento com cliente. Para vendas e finanças, por exemplo, podemos citar crescimento de vendas, desempenho do produto, margem de lucro, capital de giro, despesas gerais, balanço de estoque, etc.
Além disso, os indicadores também podem ser divididos em grupos que refletem o estado das seguintes condições de seu negócio, ou ainda utilizados para impactar como toda a empresa é conduzida. Alguns grupos são:
Eficiência
- Redução do desperdício e uso eficiente de recursos;
- Encontrar maneiras de aumentar a produtividade dos colaboradores;
- Redução de custo de armazenagem.
Crescimento e saúde financeira
- Aumento das vendas;
- Aumento da saúde da empresa e do capital próprio;
- Otimização de transações para acelerar a receita.
Resiliência
- Redução de riscos de crédito;
- Melhoria dos riscos de investimento.
A escolha correta do que medir varia de acordo com os interesses da empresa, sendo bem maleável. Antes de começar a selecionar dezenas de indicadores, fique atento. Veja algumas sugestões:
- Mantenha a simplicidade, isto é, escolha três ou quatro indicadores mais importante (naturalmente, conforme a empresa vai estabelecendo esses indicadores outros devem ser implementados);
- Esteja ciente dos objetivos a serem alcançados (estes objetivos devem ser realísticos). Faz parte também deste tópico o tipo, tamanho e localização do seu negócio;
- Garanta que esses indicadores possam ser medidos de forma satisfatória;
- Separe um tempo fixo (reuniões, por exemplo) para análise dos indicadores e resultados.
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Porém, é fundamental mencionar que os indicadores são, como o próprio nome diz, apontadores que indicam a direção a ser seguida. Em pequenas e médias empresas, muito mais suscetíveis às mudanças de mercado, que é característica bastante importante, pois evita decisões errôneas, além de aumentar os resultados de processos já implementados.
Como já dissemos, conforme a empresa vai se familiarizando com poucos indicadores, o correto é que este número aumente consideravelmente. Com um aumento desse número, planilhas simples de suítes de escritório já passam a complicar mais que ajudar a entender os indicadores. O uso de softwares de gestão como ferramenta de Business Intelligence é a maneira ideal de obter e acompanhar os indicadores mais importantes de sua empresa.
Em sua própria reunião de planejamento, comente sobre a possibilidade do uso de indicadores de desempenho e softwares de gestão, e garanta o crescimento financeiro e uma melhor relação com seus clientes.
Como a gestão por indicadores de desempenho pode otimizar a gestão do seu negócio?
Dentro de uma proposta moderna de gestão de negócio, a gestão por indicadores de desempenho é muito eficiente. Ela consiste em alicerçar a administração na constante avaliação de fatores cruciais para o sucesso da empresa.
Um exemplo seriam os indicadores de uma empresa privada. Poderiam ser a receita líquida ou uma métrica de fidelização de clientes. Já para o governo, podem ser as taxas de desemprego. Cada empresa, de acordo com sua natureza de negócio, definirá seus próprios indicadores. É importante defini-los para que sirvam como norteadores de avaliação do sucesso no alcance de metas e objetivos estratégicos.
Os indicadores de desempenho, portanto, devem estar diretamente ligados à estratégia e aos objetivos da organização. Assim, eles refletem a realidade corporativa, o que nos remete à necessidade de avaliá-los constantemente.
Qual a diferença entre métricas e indicadores de desempenho?
Também é importante saber a diferença entre métricas de indicadores. Enquanto as métricas são medidas brutas, os indicadores de desempenho são medidas calculadas. Estas medidas proporcionam uma visão ampla e direcionada da realidade observada, o que permite a avaliação da performance corporativa.
Utilizar indicadores de desempenho possibilita fazer análises de tendências, estudar e estruturar melhorias contínuas, atuar de forma proativa, bem como tornar o negócio mais transparente. Os indicadores são, geralmente, expressados por percentuais, frequência, probabilidade etc.
Benefícios da gestão por indicadores de desempenho
A utilização consciente de indicadores na gestão permite a condução do negócio de uma forma mais assertiva e eficiente. Os indicadores auxiliam no acompanhamento e na mensuração dos resultados obtidos a partir do planejamento estratégico.
A gestão por indicadores também melhora a tomada de decisão, pois são dados que demonstram a real situação do negócio. Portanto, servem como informações valiosas na hora de pensar planos de ação. Aqui vão algumas das principais vantagens de usar indicadores de desempenho na gestão:
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Indicadores de desempenho conduzem o modelo operacional
Em todas as áreas funcionais do negócio, o gestor deve ser capaz de identificar um pequeno punhado de KPIs que impulsionam os resultados esperados durante um período (diária, semanal, mensalmente, e assim por diante). Olhando para as áreas funcionais da empresa (marketing, vendas, desenvolvimento de produtos, operações, atendimento ao cliente, finanças etc.), depois de saber exatamente os resultados esperados, com kpis é possível determinar as atividades e medidas de eficácia, que impulsionam os resultados. Os resultados são importantes, mas não se pode administrá-los. No entanto, é possível gerenciar a atividade e a eficácia da operação e, com isso, atingir resultados.
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Indicadores de desempenho tornam o gerenciamento de pessoas mais objetivo
Os kpis fornecem medidas objetivas de desempenho, e esses dados permitem “gerir pelo facto”. Ao invés de focar em que os colaboradores estão ocupados, o gestor avalia exatamente o que eles conseguiram realizar. O foco é outro. Ao focar nos resultados, também fica mais fácil ser justo na hora de recompensar um colaborador. A gestão por indicadores de desempenho é uma forte aliada da meritocracia.
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A gestão por desempenho exige uma visão diferenciada do gestor
Vale acrescentar que as informações extraídas dos indicadores devem chegar às mãos de quem realmente sabe — e pode — fazer algo. Portanto, o gestor precisa apurar sua capacidade analítica e ter rapidez na tomada de decisão. É importante utilizar os indicadores em tempo hábil, atingindo resultados ou recuperando-os conforme foi projetado no planejamento. Por isso, é importante definir claramente quais indicadores têm maior relevância para seu negócio. Pense em quais têm potencial para demonstrar com clareza o que se procura, e agir com agilidade sobre eles.
5 indicadores básicos de desempenho que toda empresa deve acompanhar
Veremos agora alguns KPI’s comuns a todas as empresas, podendo ser usados no acompanhamento e avaliação da saúde do negócio. Como cada empresa é única em algum grau. No entanto, você pode trabalhar com os seguintes cinco tipos de dados financeiros para personalizar os KPIs que são o melhor ajuste para seus propósitos:
1. Receita
Como qualquer proprietário de empresa, você deve acompanhar sua receita de forma consistente para se certificar de que o rendimento mantém um ritmo constante. No entanto, quando você olha para as receitas como um indicador de desempenho, você está mais preocupado com as tendências do que com os números específicos. Por exemplo, sua receita pode ter uma tendência de queda no final de cada mês, o que indica a necessidade de uma nova estratégia de marketing para impulsionar esses tempos lentos. Quando a receita aumenta, você pode identificar as razões e manter a tendência.
2. Gastos diretos
Provavelmente, você pode citar até o último centavo do quanto gasta fazendo o dia a dia do seu negócio. Suas despesas diretas podem incluir materiais e suprimentos para fabricação de produtos, marketing e outras compras que você, em seguida, converte em lucros. Quando olha para as despesas diretas em termos de um KPI, você considera as tendências de gastos. Talvez você esteja fazendo todas as suas despesas no final do mês, quando muitas outras contas são devidas. Pode ser melhor para a sua conta bancária se você controlar suas despesas diretas ao longo de cada mês.
3. Custos
Os custos consistem nos gastos em andamento, que não estão diretamente ligados aos lucros, incluindo espaço de escritório, folha de pagamento, energia elétrica etc. Eles podem ser fixos, ou seja, permanecem o mesmo a cada mês, ou variáveis, flutuam com as taxas de mercado ou a sazonalidade. Por exemplo, se você contratar pessoas extras durante as férias ou alugar o espaço de armazém extra em certas épocas do ano. Isso muda seus seus custos gerais. Acompanhando os custos com um indicador de desempenho (KPI) você ficará atualizado sobre pequenos aumentos que poderiam passar despercebidos. Dessa forma, é possível fazer ajustes para preservar o fluxo de caixa ou limitar a exposição a custos adicionais.
4. Margem bruta
Sua margem de lucro bruta é a porcentagem de cada real que você ganha depois de subtrair as despesas diretas. Este KPI é um importante indicador de quão bem você está fazendo na renda de equilíbrio e de saída. É normal querer ver a porcentagem tendendo para cima, mas aumentos de preços de seus fornecedores, por exemplo, podem ter o efeito oposto. Acompanhar este indicador significa ser capaz de ajustar o seu preço para manter a sua margem de lucro bruta sempre forte.
5. Margem líquida
Sua margem de lucro líquido é naturalmente mais magra do que a margem bruta, porque ela é responsável por sobrecarga, bem como o custo dos serviços, mostrando o que realmente sobra depois que tudo é pago. Acompanhando este KPI, você terá um olhar para o retrato grande e como ele muda ao longo do tempo. Se a sua margem de lucro líquido está tendendo para baixo, você provavelmente precisará reequilibrar o funcionamento da operação, tendo um olhar para as despesas gerais para uma linha inferior saudável.
3 passos para obter sucesso com a gestão por indicadores de desempenho
Agora que já entendemos o que é a gestão por indicadores de desempenho e quais são suas vantagens, vamos aos passos para aplicá-la com propriedade:
Passo 1: Definir indicadores de desempenho
A definição dos indicadores de desempenho é primeiro passo. E isso pode ser feito, basicamente seguindo algumas etapas:
- Elaboração de planos de ações: nesta etapa, a diretoria da empresa determina todos os objetivos e metas que pretende conquistar ao longo de um determinado período, geralmente um semestre ou um ano;
- Definição das formas de mensuração: nesta etapa, são definidos como os índices serão mensurados, ou seja, como os dados dos indicadores serão avaliados para que reflitam os resultados;
- Levantamento e avaliação dos resultados anteriores: agora, os indicadores anteriores são comparados com os dados colhidos recentemente;
- Feedback de dados: aqui é dado o retorno sobre todos os processos e demandas e, caso seja necessário, são elaborados novos planos de ação e objetivos, além de analisar as partes do processo que precisam ser avaliadas ou melhoradas.
É importante que todas as áreas contribuam na definição dos indicadores, especialmente porque isso já vai contribuindo com a cultura da gestão por desempenho.
Agora que já se sabe quais indicadores de desempenhos é hora de pensar em como eles serão medidos. Ou seja, é hora de definir as metas para cada um dos indicadores. Por exemplo: qual é a meta para as despesas variáveis (indicador) para os próximos seis meses? Qual é a meta de novas vendas (indicador) para o semestre?
Passo 2: Fazer o acompanhamento mensal dos indicadores
Mês a mês os indicadores de desempenho devem ser acompanhados, avaliados, pois este é o período básico da gestão por desempenho. Ao fazer isso, você consegue comparar o planejado com o obtido no mês e, assim, terá uma projeção de como o período macro (semestre ou ano) será obtido.
Passo 3: Criar planos de ação para lidar com os indicadores que não estão adequados
Mas, logicamente, como o negócio é dinâmico, alguns indicadores não alcançarão os resultados esperados. Então, em tempo hábil, a partir do acompanhamento, é preciso definir planos de ação para corrigir a rota. É muito importante não redefinir o indicador, mas sim, redefinir o que será feito para que os resultados (as metas) de cada indicador sejam atingidos.
Apoio de Softwares de Gestão
Como vimos, os indicadores de desempenho são excelentes para gerir de forma inteligente e efetiva um negócio
Aqui, podemos acrescentar que os indicadores podem ser acompanhados da forma que você quiser, seja via planilhas de Excel, seja em formulários de papel… Não importa, o que importa é que eles sejam devidamente acompanhados.
Logicamente, se você quiser fazer a gestão por indicadores de desempenho de uma forma inteligente, é recomendável que utilize um sistema especialista nisso.
Com um software específico, como o ICG, é possível automatizar a maior parte do trabalho e obter, em poucos cliques, as respostas que procura sobre seus indicadores.
O ICG é um software baseado em uma metodologia prática que permite sistematizar a comunicação dentro da empresa. Com ele é possível desdobrar metas, aumentar a produtividade e estimular a alta performance, de uma forma objetiva e colaborativa.
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