Em uma empresa, vários projetos podem ser sugeridos ao mesmo tempo para a solução de problemas ou para aumentar os resultados da organização. Entretanto, não é viável colocar todos em prática ao mesmo tempo. Por isso, foi criada a matriz GUT.
Então, é preciso priorizar aqueles que contam com mais chances de serem bem-sucedidos ou que sejam mais urgentes naquele momento. Uma maneira de organizar esses projetos é por meio da matriz GUT, que será o tema do artigo de hoje.
O que é matriz GUT?
A matriz GUT é uma estratégia de priorização de projetos, ideias e tomadas de decisão. Ele foi criado na década de 80 por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, que estavam em busca de uma maneira de resolver problemas complexos dentro das indústrias japonesas e americanas.
Naquela época, eles já tinham em mente que os recursos organizacionais de uma empresa são limitados, então era preciso ter critérios para escolher aqueles que seriam implementados.
Em algumas situações, é possível combinar a matriz GUT com a matriz SWOT. Em nosso blog, temos um artigo no qual explica o que é e como adotar essa segunda estratégia na sua gestão.
A matriz GUT tem ganhado bastante popularidade com os gestores, já que é uma ferramenta muito intuitiva e prática de ser feita, não levando muito tempo, mas que auxilia em uma importante tomada de decisão.
Esse vídeo faz parte de nossa série de vídeos “Gestão na Prática“
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Como a matriz GUT funciona?
Basicamente, a matriz GUT é feita por meio de três parâmetros: gravidade, urgência e tendência. Cada um deles mostra uma característica importante do projeto a ser analisado, revelando se ele é o mais indicado para aquela situação e momento ou se existem alternativas melhores.
A gravidade se refere ao impacto que a não realização daquele plano terá na empresa, ou seja, as consequências caso a organização resolva não fazê-lo de maneira rápida e efetiva. Assim, você poderá priorizar aqueles que tenham uma ação mais direta e rápida.
O segundo critério é referente à urgência daquele projeto, ou seja, o quão rápido ele deve ser realizado ou qual o período que a organização deve esperar para que ele possa ser colocado em prática.
Por último, temos a tendência, que se refere à possibilidade de crescimento do problema, caso determinado projeto não seja realizado. Muitos empecilhos podem se manter com um dano constante, enquanto outros podem se tornar uma verdadeira bola de neve.
Como aplicar a matriz GUT na empresa?
Agora que você conheceu um pouco mais sobre a Matriz GUT, como ela foi criada e como ela é constituída, está na hora de ver como colocá-la em prática na sua gestão e obter todas as suas vantagens.
- Liste os projetos que precisam ser gerenciados
O primeiro passo para colocar em prática a sua estratégia de matriz GUT é listar os projetos que precisarão ser analisados. É importante tê-los bem organizados, com a descrição do problema a ser solucionado e como o projeto atuará.
Uma maneira de fazer essa organização é utilizando a matriz SWOT, para que você consiga entender os pontos fortes e fracos dos seus projetos e até mesmo já conseguir ter uma ideia de quais podem ser interessantes de serem priorizados.
- Defina as notas para os critérios da GUT
Lembra dos critérios da GUT que comentamos no tópico anterior? Agora você deve dar uma nota para eles. Muitas organizações oferecem notas de 1 a 5, que serão somadas para verificar qual será a lista de prioridades, de acordo com o seu resultado.
Para conseguir dividir o critério em 5 notas, é possível separá-los em níveis como “extremamente grave, muito grave, gravidade moderada, pouca gravidade ou nenhuma gravidade”, no caso do critério de gravidade.
- Multiplique essas notas
Depois que você definiu as notas para cada critério, precisa dar um valor para cada um dos projetos relacionados a cada um deles. Assim, só é preciso multiplicar os resultados para encontrar a ordem ideal dos projetos (quanto maior a nota, mais prioritário ele deve ser).
O modo como esses valores serão elencados pode variar, como a soma, multiplicação ou uma média das três notas juntas. O importante é evitar ao máximo muitos projetos com o mesmo resultado, já que colocar vários projetos em prática ao mesmo tempo será inviável.
- Faça um ranking dos projetos
Com todos os projetos com as suas devidas notas, está na hora de fazer um ranking, da mais alta para a mais baixa. Os que estiverem no topo devem ser colocados em prática de maneira rápida, enquanto que os do final da lista podem ser realizados em um outro momento.
Para que a sua execução seja a melhor possível, é necessário fazer um plano de ação. Você pode adotar uma outra técnica que apresentamos em nosso blog, a 5W2H, para te ajudar a criar uma estratégia eficiente.
E então? Conseguiu entender o que é a matriz GUT e como aplicá-la na sua empresa? Ao investir nessa estratégia, sua organização conseguirá fazer melhores tomadas de decisão, principalmente na resolução de problemas críticos na organização.
A matriz GUT é utilizada em organizações que já tenham um bom nível de gestão e organização interna. Você quer saber em qual nível a sua empresa está? Então responda ao nosso quiz e descubra!
