O mapeamento de processos eficiente é uma técnica utilizada para organizar processos, além de ser uma maneira de otimizar essas atividades e encontrar melhorias para o desenvolvimento da empresa.
Temos um outro artigo em nosso blog em que explicamos o que é o mapeamento de processos, como funciona esse fluxo e quais as suas vantagens para a gestão.
Já neste artigo, falaremos sobre os principais passos necessários para que você realize um mapeamento de processos eficiente, conseguindo, assim, garantir uma melhor gestão interna da sua empresa.
Vamos lá?
Defina como será feito o mapeamento de processos
O primeiro passo é definir como será feito esse mapeamento de processos. É assim que fazemos em nossa consultoria de Processos de Alta Performance.
É preciso saber quais serão as tarefas analisadas para que, assim, você consiga se organizar.
Não é interessante fazer um mapeamento de todas as atividades da empresa de uma só vez, já que isso demandará muito tempo, além de não permitir com que você dê uma melhor atenção para cada um deles.
Para facilitar a escolha dos processos que serão mapeados em um primeiro momento, você pode se fazer algumas perguntas que ajudarão a elencar quais são as atividades mais importantes:
- O quão crítico é esse processo?
- Por que eu deveria mapear esse processo?
- Quais são os riscos envolvidos nesse processo?
- Qual o objetivo principal para o mapeamento desse processo?
- Esse processo precisa atender a alguma norma ou regulação? Qual seria?
Faça a montagem do mapa de processo
Depois de definidos quais serão os processos a serem mapeados, está na hora de montar o seu mapa. Ele é representado de maneira gráfica, além de necessitar de várias informações para que se torne mais fidedigno possível com a realidade da sua empresa.
Também é importante contar com apoio das pessoas envolvidas naquele processo, já que elas terão mais propriedade para oferecer as informações necessárias, além de aumentar a sua sensação de pertencimento dentro da empresa.
Busque fazer reuniões periódicas para poderem conversar sobre o mapeamento de processos e poderem elencar o fluxo de trabalho necessário para realizá-lo. Quanto maior a riqueza de detalhes, mais efetivo ele será. Temos um material gratuito que explica o que é uma reunião de resultados e como deixá-la mais produtiva.
Existem diversas maneiras de levantar as informações necessárias para o seu mapeamento, como entrevistas, as próprias reuniões, questionários, oficinas, entre outras atividades.
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Valide e verifique o mapeamento de processos
Com o seu mapeamento pronto, está na hora de validar as informações, conferindo se elas estão corretas e atualizadas, bem como se estão fazendo sentido com o restante da organização da empresa.
Mostre para os colaboradores e demais responsáveis por aquele processo para revisar a veracidade, bem como outros aspectos do documento. Caso encontre alguma discrepância, esse é o momento para fazer as devidas correções.
No caso do mapeamento de processos com o objetivo de padronização ou documentação, não será preciso seguir os próximos passos, uma vez que não será necessária a realização de mudanças nos seus processos.
Entretanto, caso o seu foco seja a otimização dessas atividades, a seguir, falaremos como você deve estruturar essas mudanças e colocá-las em prática, bem como a realização da análise desses processos, algo que deve ser feito independentemente do objetivo do mapeamento.
Faça a modelagem de processo
Agora, é hora de colocar em prática o seu mapeamento de processos, avaliando os gargalos e oportunidades de melhorias que poderão ser realizadas para utilizá-lo e fazer a sua empresa ganhar mais tempo e eficiência.
É interessante contar com a ajuda dos próprios profissionais que ajudaram na elaboração do mapeamento, uma vez que eles têm maior familiaridade com ele e poderão apontar as suas principais dificuldades.
Se o processo no qual você está mapeando lidar diretamente com o cliente, é interessante levar em consideração a sua experiência. Dessa maneira, você aplicará estratégias que não beneficiem a empresa apenas internamente, mas auxiliarão a trazer novos consumidores ou fidelizar aqueles que já adquirem os seus produtos ou serviços.
Invista em automação
Com todos os apontamentos feitos, esse é o momento de trabalhar em um novo fluxo de trabalho.
Uma maneira de agilizar essa atividade é investindo em ferramentas que automatizam esse processo ou deixem ele visualmente mais simples.
Uma das ferramentas utilizadas são os BMPs (Gerenciamento de Processos de Negócio), que auxiliam na integração da área de gestão com a de tecnologia da informação, para conseguir otimizar essa atividade e adquirir melhores resultados.
Monitore o mapeamento de processo
Mesmo com o novo processo em execução, é muito importante continuar acompanhando os resultados, já que as mudanças podem surtir efeito positivo ou negativo.
Caso o novo processo não alcance o resultado esperado, é possível fazer uma nova análise, buscando encontrar os reais gargalos e dificuldades e propor novas modificações a serem testadas.
Assim, entendendo o passo a passo de como fazer um mapeamento de processos eficiente para a sua empresa, você poderá eliminar os seus gargalos operacionais, fazendo com que a sua equipe tenha uma maior produtividade e eficiência!
Quer saber se o seu mapeamento de processos é realmente eficiente para as necessidades e objetivos da sua empresa? Então entre em contato conosco e agende a sua mentoria gratuitamente!
