Peça a diversas pessoas que indiquem atributos para uma boa rotina, completando a frase:
… uma boa rotina se caracteriza por…
Processando as respostas recebidas, SEMPRE conseguimos cobri-las usando 4 atributos:
- assegurar resultados
- não me tomar muito tempo
- não ser estressante
- apontar oportunidades de melhoria.
Faça a experiência, e comprove o que constatamos.
Concluída esta avaliação, peça às mesmas pessoas que respondam ao questionário a seguir (para melhor compreensão exemplificamos o caso de um gerente administrativo)
- a. escreva o nome de um subordinado / tesoureiro;
- b. o que você pergunta a ele, com mais frequência? / quanto sobrou no caixa hoje?
- c. com que frequência você o faz ?/ 2 a 3 vezes por semana;
- d. que número representaria uma resposta satisfatória? / abaixo de 6.000 cruzeiros (a história é muito antiga, do tempo da inflação alta…);
- e. que outro número seria o limite tolerável para que a resposta fosse insatisfatória? / acima de 20.000;
- f. que indicador serviu para balizar estes limites? / número de cruzeiros que sobram no caixa, no fim do dia, sem aplicação;
- g. com que frequência você precisaria ser informado, se instruísse este subordinado apenas avisar quando os limites fossem ultrapassados? / uma vez por mês…
A providência descrita no item g) significa a implantação de uma gestão de rotina baseada em itens de controle.
Se você a adotar apenas para os itens críticos (importantes que são problemáticos), observe como os quatro quesitos para uma boa rotina são impactados diretamente:
- o resultado estará entre 6 e 20 mil;
- em vez de 2 a 3 intervenções por semana, tenho uma verificação mensal, apenas;
- o meu subordinado terá parâmetros operacionais, que independem do meu humor no momento da informação;
- se houver aumento do número de pontos fora da faixa, aí sim me cabe intervir e provocar uma melhoria no processo.
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