Pessoas organizadas, produtivas e tranquilas sabem administrar listas. Você certamente conhece muitos representantes desta espécie, e talvez até seja um deles. Mas, acredite, tem muita gente que melhoraria muito seu desempenho e qualidade de vida se dominasse esta quase arte.
Sim, existem métodos e ferramentas disponíveis, mas não são universais. Assim como tem gente que se acha no meio de dúzias de post-its amarelos colados ao seu redor, outros nem com sofisticados sistemas de priorização, ativação e controle conseguem alcançá-los.
Vamos propor apenas 3 pontos de atenção para este tema:
1. Não despreze esta ciência. Reconheça seu problema, e invista tempo para minimizar seus efeitos. Tem muita coisa rolando por aí.
2. A lista é um estoque de futuras atividades. Este estoque, como qualquer outro, tem alguns atributos de qualidade básicos;
a. Não deteriorar;
b. Localizar com facilidade o que está guardado;
c. Não ocupar espaço com inutilidades;
d. Girar.
3. O pulo do gato está no processo de ativação, que ocorre no momento em que tiramos um problema da lista e o encaminhamos para o matadouro.
Na figura apresentamos uma lista típica, que quase todos nós temos – e poderíamos administrar melhor.
No controle da rotina, todos nós temos um processo de tratamento de falhas, e pilotamos um painel de resultados. São dois instrumentos muito importantes, mas com limitada capacidade de resolver problemas.
- No tratamento de falhas a ferramenta básica é perguntar 5 vezes – por que?
- No Painel de Resultados, em caso de anomalia, se usa o simples Fato > Causa > Ação; para pequenas melhorias, o velho 5w1h.
Ora, as ferramentas acima são simples, e com muita frequência não conseguem atingir os resultados propostos. Não tente tirar delas o que elas não têm: é mais prático reconhecer que temos um problema, que vai para a nossa lista.
A lista rapidamente cresce, e nossa capacidade de resolver problemas não dá conta. É preciso, então, ter critérios bem definidos para priorização e – muito importante – não despejar muitos problemas, ao mesmo tempo, para os nossos subordinados. Agindo desta forma, perdemos o controle da situação: as pessoas passam a priorizar por outros critérios, e, pior – tem uma baixíssima produtividade, pulando de um problema para outro.
Saber gerenciar a lista evita que os processos de tratamento de falhas e controle de resultados fiquem sobrecarregados
Depois de alocado um problema, precisamos apoiar as pessoas encarregadas para que encontrem uma solução, a implantem, e fechem o ciclo assegurando que ele não mais voltará.
