As notas musicais são símbolos reconhecidos em todo o mundo, o qual orientam os músicos a tocarem seus instrumentos corretamente e fazerem a melodia da música escolhida, assim como a BPMN.
Dentro de uma empresa, as equipes precisam de orientação para conseguirem fazer suas atividades corretamente e de maneira alinhada com as metas e objetivos da organização em tempo hábil para serem alcançados.
Neste artigo, você entenderá o que é uma notação e, mais especificamente, as principais características da notação BPMN (Business Process Model and Notation), bem como entender quais são os seus benefícios e como aplicá-la efetivamente em seu negócio.
Confira!
Afinal, o que é uma notação?
Uma notação é o conjunto de regras e símbolos que explicam processos. Eles são utilizados para facilitar a comunicação da equipe e para expor de maneira mais prática as atividades que devem ser feitas.
Essa representação é realizada de maneira gráfica ou por outras estratégias. O importante é que a informação fique muito clara para que os colaboradores consigam entender e se encaixar dentro dessa estratégia.
Existem diferentes tipos de notação de processos, como os fluxogramas, mapofluxograma, fluxograma horizontal, e o BPMN, que será o foco do nosso conteúdo. É ideal que você conheça mais sobre cada uma dessas estratégias, encontrando a ideal para a sua organização.
Escolhemos focar na notação BPMN porque é uma das mais populares e mais utilizadas pelas organizações, independentemente da sua área de atuação. Além disso, ela tem oferecido bons resultados.
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O que é BPMN?
A notação BPMN é um modelo que utiliza representações gráficas (comumente ícones), para representar o fluxo de processos do seu projeto, ou até mesmo do andamento normal da sua empresa.
Assim, você como gestor poderá conhecer todas as atividades que fazem parte de um fluxo de processos, além de permitir com que o restante da equipe também tenha acesso a essas informações e, mais importante que isso, consiga entender de maneira prática quais são as suas atribuições.
A criação do fluxograma funcionaria da seguinte maneira:
- Inicia-se com um evento de início
- Desse início, elenca-se os subprocessos adjacentes
- Em cada subprocesso, é preciso ter as atividades que o compõem
- Ao final do processo, tem-se o resultado esperado pelo gestor
A BPMN não precisa ser feita sempre da mesma maneira, até porque, diferentes organizações demandam de processos mais complexos ou simples conforme a área, estratégia, tipo de negócio, entre outros fatores.
Quais são os benefícios da BPMN?
Mas será que vale a pena investir na BPMN para organizar os processos de um negócio?
Abaixo, listamos alguns dos benefícios de ter esse tipo de notação atuando em seu negócio:
1. Aumenta a lucratividade
Ao ter processos mais alinhados com a necessidade da empresa, é possível entregar mais qualidade com menos custos, o que resulta em um aumento da sua lucratividade.
2. Reduz custos
Outro benefício da notação BPMN é justamente a redução de custos, pois permite que, com o redesenho dos processos, você consiga identificar oportunidades de melhoria e atividades que não são necessárias para o andamento do fluxo.
3. Promove a automação de processos complexos
Principalmente em organizações maiores, em que existe uma complexidade maior dos processos executados, a notação permite com que se tenha uma visão mais ampla do fluxo do negócio, o que auxilia a encontrar atividades que podem ser automatizadas, aumentando a produtividade da equipe.
Como aplicá-la?
Agora que você aprendeu um pouco mais sobre as notações de processos e o que é a mais famosa delas, a BPMN, está na hora de você aprender, na prática, como implementá-la em seu negócio.
Essa notação necessita de 4 principais elementos que devem compor o fluxo, simbolizando os tipos de atividades que serão efetuadas naquela etapa. São elas:
1. Objetos de Fluxo (Flow Objects)
Eles representam os objetos gráficos descritivos na estratégia, podendo ser divididos em mais três tipos:
- Eventos: são eventos que afetam a produtividade da equipe ou o andamento do processo, como uma ligação ou palestra. Os eventos apresentam uma causa e um impacto, que devem ser especificados.
- Atividades: são os trabalhos que devem ser realizados no processo.
- Decisores: são locais no fluxo que necessitam de um maior controle por parte do gestor, pois eles separam ou juntam o fluxo.
2. Objetos de Conexão (Connecting Objects)
Eles representam a maneira com a qual os processos se conectam entre si no fluxo. É possível dividi-los em três categorias:
- Fluxo de mensagem
- Associação
- Fluxo de frequência
3. Artefatos (Artifacts)
Eles são utilizados para acrescentar informações adicionais e relevantes para o processo. Eles também apresentam algumas divisões:
- Grupos: utilizados para realizar análise ou documentação
- Objetos de dados: explicam como os dados são produzidos por atividades ou requeridos
- Anotações: oferece ao leitor mais informações sobre aquela atividade
4. Swimlanes
Elas dividem as atividades em diferentes categorias, para que o fluxo fique mais organizado e a equipe consiga encontrar as informações que procura rapidamente. Assim, como os demais elementos, eles apresentam divisões:
- Piscina: dividem quais são as entidades do negócio, trazendo os fundamentos e princípios mais importantes para o processo
- Raia: buscam separar as atividades por meio de papéis ou departamentos
Tenha uma gestão de processos de alta performance!
Assim, entendendo o que são as notações e conhecendo o que é a BPMN, bem como seus benefícios e modo de aplicação, você poderá ter um controle muito mais efetivo dos processos em sua organização.
E para otimizar ainda mais a sua gestão, preparamos um e-book em que explicamos como você pode implementar um gerenciamento de alta performance de maneira simples e muito efetiva. Confira:
