Terminamos o plano de ação. Muita gente ganhou novas metas, novos desafios, novas tarefas. Nenhum deles estava precisando de serviço: rigorosamente ninguém seria capaz de declarar que tinha tempo ocioso, antes de receber o novo plano.
É sempre assim. Sempre foi. Sempre será?
Ao terminarmos uma sessão de planejamento, tínhamos até estimado os homens-hora que os novos projetos demandariam… e neste preciso momento pedimos que os chefes se levantassem, e explicassem aos seus subordinados o que poderiam deixar de fazer, para assumir os novos encargos com alguma chance de sucesso.
Significa: antes de começar um novo plano, é preciso ver o que impediu que o do ano anterior tivesse (ainda mais?) sucesso, sim. Mas, principalmente, mostrar a equipe como ela pode abrir o tempo para assumiras novas responsabilidades.
Claro, não faltam livros, manuais, consultores, todos extremamente acessíveis, e certamente capazes de gerar resultados altamente … perecíveis…
Cito um caso, uma ideia prática, facílima de aplicar, eu a uso há mais de vinte anos com excelentes resultados.
A diretoria de uma multi-nacional, em São Paulo, tinha dado por terminado o seu novo orçamento anual, quando aflorou o tema da indisponibilidade de tempo dos poucos executivos competentes que dispunha. Foi consenso que seria necessário encontrar uma forma melhor de controlar o tempo de cada um – e cada um ficou de imaginar um método, utilizá-lo, e reportar ao colegas na próxima reunião mensal.
Impressionante: todos cumpriram esta tarefa. Inacreditável: a melhor ideia foi a do presidente. Ele simplesmente passou a classificar suas horas em alfa, beta e gama. Alfa, as que são a parte mais nobre da sua função; beta, as que agregam valor, precisam ser feitas, mas deveriam ser
delegadas para outros; e gama, as improdutivas, que deveriam ser eliminadas tão logo fosse possível.
Ao fim de cada turno ele anotava, na agenda, quantas horas alfa, beta e gama tinha feito. Constatou que numa mesma reunião aparecem proporções variadas das três. E pela simples fato de focar neste método, fazer as anotações (ritual!), suas horas alfa subiram de 30 para mais de 50%,ao longo do mês de teste.
Todos adotaram o método, eu o uso até hoje. Não custa nada, mantém o foco, continua oportunizando melhorias no uso do meu tempo…
