Os gargalos de processos acontecem quando algum processo da sua empresa apresenta mais ativos do que ela consegue processar, fazendo com que ocorra uma restrição no fluxo que a sua organização deveria ter.
Neste conteúdo, você conhecerá algumas maneiras eficientes de identificar e eliminar esses gargalos, para que o seu negócio sempre possa atuar em produtividade máxima e, consequentemente, ter uma alta performance em sua gestão.
1- Faça um fluxograma
Um fluxograma é um tipo de diagrama que oferece uma representação gráfica dos processos da sua organização. Você consegue visualizar onde começa e termina uma atividade, bem como todas as etapas que estão entre essas duas pontas.
Eles são muito utilizados pelos gestores, pois permitem que se tenha uma versão ampla, e, ao mesmo tempo, mais íntima de como o negócio funciona, o que consequentemente mostra problemas que possam estar em uma ou mais etapas.
Assim, o papel do fluxograma é justamente esse: lhe ajudar a encontrar os gargalos de produção, podendo elaborar estratégias eficientes para eliminá-los e deixar a sua organização trabalhando o mais rápido possível.
Outra funcionalidade interessante do fluxograma é que ele permite com que você também possa identificar etapas desnecessárias ou muito complexas dos seus processos, eliminando-as ou automatizando-as.
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2- Realize a técnica dos 5 porquês
Você já ouviu falar na técnica dos 5 porquês? Com ela, é possível identificar gargalos de processos e, principalmente, conhecer quais são as suas principais causas.
De maneira prática, a ideia é identificar o problema que o seu negócio está passando e se perguntar o porquê dele estar acontecendo. Com a primeira resposta, deve-se refazer a pergunta até encontrar o fator inicial que desencadeou esse gargalo.
É como se você criasse um fluxograma do seu problema, voltando etapas nos processos até achar a real causa e, assim, solucioná-la rapidamente e fazer com que esse gargalo desapareça permanentemente.
Por exemplo: imagine que a sua organização está com problemas na entrega de produtos:
- Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
- Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
- Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
- Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
- Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.
Saiba mais em: Você conhece a técnica dos 5 porquês? Descubra agora o que é e como utilizá-la!
3- Tenha indicadores confiáveis
Os indicadores são elementos ou informações analisadas constantemente como uma maneira de monitorar um determinado processo ou atividade. Eles também podem ser de grande ajuda para identificar gargalos de processos.
Entretanto, é importante ter em mente que nem todos os indicadores serão úteis para você, por isso, busque encontrar aqueles que fazem sentido com as necessidades da sua gestão, bem como com os processos da sua organização.
Aqui, o ideal não é acompanhar o máximo de informações possíveis, mas sim elencar de maneira inteligente aquelas que realmente serão úteis para a sua estratégia de eliminação de gargalos.
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4- Padronize os seus processos
Padronizar seus processos pode ajudar bastante a eliminar gargalos em sua empresa. Dessa maneira, ficará mais fácil encontrar uma maneira de fazer com que esse fluxo ocorra de maneira eficiente.
Além disso, qualquer problema que ocorrer em qualquer etapa poderá ser facilmente identificado e corrigido, visto que esse contratempo ocasiona na saída do padrão que foi previamente determinado.
Aqui, é possível utilizar a tecnologia para ajudar na padronização e monitoramento de processos, por meio de sistemas de gestão como o ICG, por exemplo. Com eles, você poderá até mesmo fazer com que alguns desses processos sejam realizados de maneira automatizada.
Outra vantagem é que a modernização permite com que você centralize todas as informações sobre os processos em um só lugar. Deste modo, você não perde informações e pode encontrar mais facilmente os gargalos que aparecerem.
Não deixe a sua empresa parada!
Dessa forma, entendendo melhor como você pode eliminar gargalos de processos em sua organização, você terá uma organização que trabalhará de maneira bem mais fluída, organizada e unida, como uma gestão de alta performance precisa ser.
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