Com padronização, tudo consegue fluir de maneira mais organizada, com menor índice de erros e com maior produtividade por parte da equipe. Um dos exemplos disso é o mapeamento de processsos.
Uma maneira de fazer isso dentro da sua empresa é adotando técnicas para entender o dia a dia da sua instituição.
Neste artigo, explicaremos o que é mapeamento de processos, como se dá o seu fluxo e qual a diferença entre diagrama, mapa e modelo de processos. Além disso, falaremos dos benefícios de adotar essa prática.
Você vai descobrir:
- O que é o mapeamento de processos?
- Como é o fluxo do processo?
- Qual a diferença entre diagrama, mapa e modelo de processo?
- Por que eu preciso fazer mapeamento de processos?
- Quais as vantagens do mapeamento de processos?
Vamos lá?
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é a identificação de uma sequência lógica de processos, ou seja, passos que um setor realiza.
Por exemplo: como são implementados novos projetos ou estratégias na empresa?
Primeiro, ele pode passar por uma fase de análise, na qual a ideia é estruturada, são coletadas informações que ajudam a defender a sua eficiência e o que levou a sua existência. Depois, ela pode ser validada por outros setores/líderes, implementada, mensurada e feita uma análise para saber se ela é efetiva ou precisa de alguns ajustes.
O mapeamento de processos pode ser feito para diferentes finalidades, como entender como é a rotina interna da empresa, fazer reparos no desempenho interno da instituição, ter uma documentação dos processos internos, ajudar profissionais que acabaram de entrar para o time, etc.
Dentro do mapeamento, eles podem ser divididos em três tipos de passos: primário, de apoio e gerenciamento, no qual cada um tem sua função e importância para que o setor funcione corretamente.
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Como é o fluxo do processo?
A verdade é que o fluxo do processo pode variar bastante, a depender da empresa, do setor ou até mesmo de quem está dentro dele. Para fazer uma mesma atividade, diferentes pessoas podem ter caminhos distintos, mas que conseguem chegar ao mesmo objetivo.
O que acontece é que existe um desses caminhos que acaba chegando ao seu objetivo mais rápido, realiza suas funções de maneira mais eficiente e resulta em menos custo para as empresas.
Dessa forma, ao descobri-lo e torná-lo padrão, será possível fazer com que toda a equipe siga esses passos, trazendo maior eficiência e economia para o setor, além de auxiliar os novos colaboradores que entrarem na empresa e precisarem de treinamento.
É possível optar pelo mapeamento ou pela modelagem de processos. Eles contam com o mesmo objetivo, porém a modelagem é mais descritiva, mostrando exatamente cada uma das atividades envolvidas naquele processo em específico.
Qual a diferença entre diagrama, mapa e modelo de processo?
Além do mapeamento e modelagem de processos, existem ainda outras ferramentas que auxiliam nessa análise das atividades realizadas dentro da empresa e como elas podem ser aprimoradas. Veja alguns exemplos a seguir:
Diagrama de processos
O diagrama de processo permite com que você tenha uma visão mais ampla das atividades, dando um maior foco nas etapas mais importantes e deixando de lado aquelas menos relevantes.
Mapa de processos
Já os mapas de processos oferecem uma visão mais completa, podendo ter vários níveis de detalhamento, entretanto, ele comumente oferece mais detalhes que ficariam de fora do diagrama de processos.
Modelo de processo
Por último, temos o modelo de processo, que é o que oferece uma maior gama de informações entre os tipos citados. Ele pode ser feito de maneira presente (AS-IS) ou futura (TO-BE).
Por que eu preciso fazer mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma maneira efetiva de conhecer como a sua empresa é internamente. Você entenderá o que a sua equipe precisa fazer para chegar até certo resultado ou concluir certa etapa.
Isso faz com que toda a instituição consiga ter um olhar mais analítico, entendendo o que pode ser melhorado ou eliminado dessa cadeia de atividades para tornar o processo mais produtivo e mais econômico.
Também como explicamos no tópico anterior, os novos funcionários podem se sentir perdidos ao entrarem na empresa e se depararem com um processo totalmente diferente do que eles estavam acostumados. Com isso documentado, fica mais fácil entrar no ritmo da instituição.
Outro ponto interessante é que a empresa poderá investir em tecnologias e ferramentas que realmente ajudam o setor a se tornar mais eficiente e com menos gargalos e erros, pois será possível saber exatamente em qual etapa a equipe está com mais gastos ou com maior demora para ser concluída.
Quais as vantagens do mapeamento de processos?
Caso depois de conhecer todas essas informações sobre o mapeamento de processos, você ainda esteja em dúvida sobre a eficiência dessa atividade para a sua empresa, veja alguns benefícios de aplicá-la que podem fazer você se decidir:
Redução de gargalos
Um dos primeiros e mais notáveis benefícios de investir no mapeamento de processos é a redução de gargalos. Isso porque, tendo uma visão do setor e de como são feitas as atividades, é possível entender em quais etapas existe uma demora maior do que o normal.
Previsão de recursos
Será que determinado setor da sua empresa está com mais funcionários do que deveria? Será que não é possível alocar verba de uma área para outra que esteja em gargalo justamente pela falta de dinheiro? Essas perguntas podem ser respondidas com um mapeamento de processos.
Delimitação de funções
O mapeamento de processos não analisa apenas as etapas, mas também as pessoas que fazem parte dela. Muitas pessoas fazendo uma mesma função podem resultar em um custo desnecessário ou fazendo com que a etapa demore mais para ser concluída, por exemplo.
Medição do desempenho do processo
Com todas as informações colhidas durante o mapeamento de processos, você poderá entender se o desempenho interno da sua empresa está satisfatório ou se existem ajustes e modificações que podem ser feitas para melhorar esse índice.
Assim, entendendo melhor o que é um mapeamento de processos, quais os seus benefícios, quais os tipos de mapeamento de processo e porque você deve investir nessa ferramenta, você já poderá colocar as mãos na massa e fazer os seus primeiros mapeamentos!
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