O que destrói a produtividade da sua empresa?

Você já começou o ano na correria, vendo sua equipe – e você mesmo – com um punhado de tarefas urgentes para despachar? Não te culpo. Existem certos problemas que, como um vírus infiltrado, minam a produtividade da empresa e o(a) gestor(a) mal suspeita, ou, embora suspeite, não vê uma saída. Por isso, serei breve e apontarei logo quais são esses problemas e como você conseguirá resolvê-los:

1. E-mail

Aqui o problema é duplo. De um lado, a praticidade de enviar e-mails leva as pessoas a escreverem mensagens quebradas, que comprometem o entendimento do briefing e causam retrabalho. Isso quando não põem em cópia aqueles que não são os responsáveis pela tarefa. Do outro lado do problema, com e-mails chegando a toda hora, cria-se uma ansiedade desnecessária no time para conferir a caixa de entrada a cada cinco minutos. Resultado: um estudo da McKinsey calcula que os profissionais gastam quase um terço (28%) de sua jornada lidando com e-mails. Tem uma saída: Ter uma lista com as tarefas do dia ou da semana, ordenadas por prioridade, designada a você. Imagine ainda visualizar a data para a entrega e encontrar todo seu conteúdo (briefing, comentários e anexos) reunido na janela da tarefa. É isso o que um software de gestão permite.

2. Nenhum repositório de dados

A diretoria pode e deve pedir que todos tenham método e mantenham arquivos e documentos organizados em pastas, mas qual a chance de todos seguirem o conselho? Com o tempo, a equipe pode ficar desleixada e o drama da correria quando o cliente solicita um documento vem de novo à tona. Ou, mesmo, quando um antigo arquivo ajudaria na execução de uma tarefa agora e você não consegue mais encontrá-lo. Tem uma saída: Salvar em definitivo as decisões e o conteúdo compartilhado pela equipe em um repositório seguro e online, acessível a qualquer hora, de qualquer dispositivo com internet, e poder usar um campo de buscas para encontrar rapidamente tarefas, projetos e colaboradores da empresa. Mais uma vez, o problema é resolvido com um software de gestão.

3. Reuniões

Talvez por esta você não esperava. Convocar reuniões para saber em que sua equipe está trabalhando ou, pior, mas não menos comum, vigiar de mesa em mesa, não devia ser uma necessidade do gestor(a). Como consequência do tempo perdido nas reuniões, os colaboradores ficam estressados, produzem menos e podem acabar tendo de cumprir horas extras. Uma cadeia de desastres que leva à desmotivação, a desavenças e rumores. Tudo o que fere os valores de uma empresa. Outro ponto é que nem tudo que é dito em reuniões é anotado, muita coisa tende a ficar no ar e não virar compromisso. Tem uma saída: Através de uma ferramenta de gestão a equipe compartilha só o que realmente importa e formaliza os compromissos. Com transparência e agilidade, é possível você comentar na própria tarefa: “Fulano(a), no dia X, hora Y, você sugeriu tal ação. Em que pé está isso?” ou ainda, “Está trabalhando há X horas nesta tarefa. Precisa de ajuda?” Uma interação que não é invasiva nem causa atrasos. Pelo contrário, todo esse processo evita reuniões de acompanhamento, o que aumenta o tempo do gestor para focar em novas estratégias.

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