Garantir o crescimento e a sobrevivência de um negócio é um desafio e tanto. É necessário muito esforço e planejamento. Projetar, controlar e reduzir os gastos orçamentários é essencial. Por esse motivo, assim como o Planejamento Estratégico, o Orçamento empresarial é fundamental para quem deseja empreender de forma segura e ter sucesso em seu negócio.
O que é Orçamento Empresarial?
Realizar o Orçamento Empresarial é fundamental para o planejamento e sucesso de uma empresa.
Ele serve como um guia que auxilia no controle dos gastos, possibilitando prever receitas, despesas e investimentos do negócio.
Geralmente, o período de realização do orçamento empresarial é anual. Porém, é possível realizar orçamentos de curto prazo, como os mensais, por exemplo. Ou, até mesmo, orçamentos de longo prazo, como a cada cinco ou dez anos, no caso de algumas empresas de grande porte.
A importância do Orçamento Empresarial
Já falamos algumas vezes – e nunca é demais repetir – que empreender de modo aleatório, esperando para ver no que vai dar, é extremamente arriscado.
O que antes era reservado a grandes empresas, hoje tornou-se realidade para empreendedores de diversos portes e áreas de atuação. Não apenas o Planejamento Estratégico é fundamental para o sucesso de um negócio, como também, o planejamento do Orçamento Empresarial.
Sendo assim, partindo da premissa de W. Deming “O que não se mede, não se gerencia”, podemos dizer que sem um controle dos gastos, investimentos ou fluxo de caixa, por exemplo, provavelmente haverá prejuízo em um futuro não muito distante. Portanto, é fundamental que se tenha um controle das operações da organização, ou seja, suas entradas e saídas.
O orçamento empresarial também permite a padronização dos recursos. Isso fornece uma visão aproximada do que se espera futuramente da gestão financeira do negócio.
Etapas para realizar um orçamento empresarial
Faça um diagnóstico do seu negócio
Não há como criar um orçamento realista se você não conhecer profundamente o seu negócio. Por isso, o primeiro passo é realizar um diagnóstico e entender a fundo suas finanças. Levante seus gastos, lucros, investimentos pelo menos dos últimos 3 anos. A partir destes fatos e dados, é possível conhecer a evolução da empresa e tomar decisões mais direcionadas.
Mapeie as despesas
Prever a trajetória financeira do seu negócio é fundamental para seu crescimento e evitar situações indesejadas. É necessário saber onde se quer chegar para que um caminho possa ser traçado.
Realize um levantamento de todos os gastos e custos, tanto dos fixos como água, luz e telefone e variáveis como consertos, embalagens ou impostos, quanto dos operacionais e de pessoal.
Dessa forma, você consegue entender melhor o contexto em que sua empresa está inserida e torna mais fácil a correção de rumo quando necessário.
Defina os objetivos e metas do negócio
Com um conhecimento profundo do seu negócio e sabendo o caminho que a percorrer, é o momento de estabelecer objetivos e metas.
Para saber a diferença entre objetivos e metas você pode baixar nosso infográfico gratuito.
É importante pensar em suas metas de forma estratégica, definindo detalhadamente as ações e recursos necessários para atingi-las.
Leia mais:
- Como definir Metas: Conheça o Método SMART
- Planejamento de Metas: O que é e como elaborar
- A importância do acompanhamento do Planejamento Estratégico
Realize uma projeção
Com todos os fatos e dados levantados, é chegado o momento de criar o seu documento orçamentário. Nesta etapa, é importante que você tenha em mente uma estimativa de suas receitas, despesas e possíveis gastos para poder realizar a projeção empresarial do período desejado. Uma dica é criar um cronograma de etapas com datas definidas. Isso ajuda na organização e evita perder prazos ou limites de gasto definido.
Utilize o apoio de uma ferramenta de gestão
A utilização de softwares de gestão, como o ICG, pode trazer inúmeros benefícios no acompanhamento de seu orçamento empresarial, como a identificação de gargalos, facilitando a aplicação de ações corretivas; redução de custos; melhora das taxa de conversão; automação e integração de processos; aumento da produtividade; otimização de tempo e planejamento entre muitos outros.
Defina métricas e acompanhe seus resultados
De fato, para saber se o objetivo está sendo alcançado, é necessário poder mensurar seus resultados.
Este processo permite avaliar o desempenho da estratégia criada e ajuda a orientar o controle de custos, tornando a margem de erro menor.
Para garantir o desenvolvimento do processo e o alcance e das metas definidas, é necessário entender as variações de resultados e usar ferramentas adequadas para tratar os problemas. Um bom sistema de gerenciamento de indicadores deve ajudar a escolher a ferramenta ideal para cada caso.
Você conhece o ICG?
O ICG é um software baseado em uma metodologia prática que permite acompanhar seu orçamento e sistematizar a comunicação dentro da empresa, desdobrando metas.
Ele torna a gestão do negócio mais prática e descomplicada, aumentando a produtividade e estimulando a alta performance.
Através do ICG é possível criar mapas operacionais, planos de ação, análises gráficas, vincular indicadores e objetivos, tornando a gestão do seu negócio mais objetiva.
Tudo isso de forma online, em um dashboard único, prático e totalmente intuitivo.
Métodos mais utilizados
Orçamento Matricial
Também conhecido como Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), o Orçamento Matricial baseia-se em uma matriz de linhas e colunas, organizando-se conforme o cruzamento de eixos, lembrando uma matriz matemática.
O objetivo é analisar e gerir as despesas e receitas por meio do cruzamento de entidades (subdivisões da empresa ) e pacotes (despesas e custos), baseando sua implementação em 3 princípios:
- Controle cruzado: todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por 2 pessoas ao mesmo tempo;
- Desdobramento dos gastos: para a definição das metas, todos os gastos devem ser detalhados até o nível de atividades e de unidade orçamentária;
- Acompanhamento sistemático: definição de uma dinâmica de acompanhamento de resultados, comparando-os com as metas estabelecidas e implementando ações corretivas para o que estiver fora do previsto.
Orçamento Base Zero
Orçamento Base Zero, ou OBZ, é uma ferramenta utilizada por muitas empresas, criada nos anos 70 pelo professor americano Peter A. Pyhrr, sustentada por três pilares:
- Limiar – São os gastos mínimos que uma empresa ou departamento tem para elaboração de seus produtos e serviços, atendendo às exigências legais, levando em conta o “cenário de sobrevivência”.
- Incrementos – São os gastos referentes a cada atividade de um determinado departamento da organização.
- Torre – Utilizada para classificar as atividades por prioridades, focando na estratégia da organização. Quanto mais perto da base da torre, maior a prioridade.
Este método, que já foi utilizado pelo governo dos EUA, em 1975, durante um projeto de redução de custos do Pentágono, consiste basicamente em zerar o orçamento empresarial e reiniciá-lo sem levar em consideração dados como receita, custos, despesas, investimentos ou orçamentos anteriores.
Orçamento Base Histórica
Esta ferramenta orçamentária basicamente resume-se no levantamento dos números do ano anterior como base para realizar um novo orçamento.
Orçamento Budget Forecast
Forecast é, basicamente, o orçamento ajustado de uma empresa. O objetivo aqui é realizar uma revisão orçamentária a fim de garantir que as metas estipuladas sejam cumpridas, mesmo que o cenário financeiro mude ao longo do período de realização do orçamento. Ele identifica o desvio orçamentário para que o mesmo possa ser corrigido dentro do período vigente.
Orçamento Descentralizado
O orçamento descentralizado, também conhecido como colaborativo ou participativo, tem o objetivo de descentralizar este processo. Dessa forma, torna-se possível o envolvimento de mais gestores e colaboradores que contribuem na elaboração do orçamento de seus departamentos.
Como podemos notar, sem dúvida ter um orçamento empresarial é fundamental para o sucesso e crescimento do negócio. De fato, são inúmeros benefícios, e podemos ver que não há mistério em sua elaboração.
No entanto, se você chegou até aqui e ainda não sabe por onde começar para elaborar seu orçamento, a Qualitin pode te ajudar.
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