Imagine que você estruturou uma estratégia para aumentar as vendas da sua empresa, fez todas as etapas mas, na prática, os resultados não foram os melhores. Isso significa que você precisa passar por um redesenho de processos.
Isso pode acontecer pelo esquecimento de algum detalhe ou aparecimento de algum imprevisto que modificou o andamento do projeto. De qualquer forma, esse é o momento de redesenhar essas atividades para elas ficarem, de fato, eficientes.
Portanto, te explicaremos o que é o redesenho de processos, quais são os seus benefícios, quando é o momento ideal para investir nessa atividade e como realizá-la de maneira efetiva.
Vamos lá?
O que é redesenho de processos?
O redesenho de processos é uma atividade que melhora o mapeamento que já foi feito anteriormente para uma estratégia, mas que está apresentando alguns defeitos ou não consegue explorar todo o potencial da equipe e da situação.
Ele promove grandes ou até mesmo simples mudanças nos processos, mas que podem resultar em um ganho significativo de produtividade por parte do negócio, eliminar perdas e lentidão durante as atividades, reduzir grandes variações de desempenho, etc.
Algumas pessoas podem afirmar que fazem um planejamento de estratégia impecável e que, por isso, não apresentarão falhas ou outros problemas que afetem o resultado. Entretanto, nem sempre é assim.
Problemas na hora da execução do projeto ou até mesmo de situações externas que independem da vontade da empresa podem atrapalhar o seu desenvolvimento, gerando um resultado menos satisfatório do que o ideal.
Leia também:
- Tudo o que você queria saber sobre Gestão de Alta Performance e tinha medo de perguntar
- 5 materiais gratuitos da Qualitin para impulsionar a gestão da sua empresa (e mais um bônus!)
- Tudo sobre mapeamento de processos que nunca te contaram
Quais os benefícios do redesenho de processos?
O redesenho de processos é uma estratégia que oferece vários benefícios para as empresas e que, por isso, vale a pena incorporá-lo em sua gestão para conseguir usufruí-los. Veja abaixo alguns deles:
Reduz tempo do ciclo
- Principalmente ao pensar em projetos que necessitam de um tempo limite para serem finalizados, é importante que a equipe consiga fazer seus trabalhos em um período hábil, para que isso não atrapalhe o andamento geral.
Melhora a qualidade dos serviços feitos
Com o redesenho de processos, também ficará mais fácil saber o que pode ser feito para melhorar a qualidade das atividades realizadas pela sua equipe, visto que você já saberá quais são os problemas e gargalos enfrentados.
Clarifica a responsabilidade pelos processos
Uma situação que pode atrapalhar a efetividade da sua estratégia é a falta de clareza e delimitação das atividades de cada um envolvido no projeto. Sem isso, a equipe fica confusa e não há evolução.
Quando fazer o redesenho de processos?
Você entendeu um pouco mais sobre o que é o redesenho de processos, mas qual é o momento ideal para realizá-lo? O sugerido é que você comece a planejá-lo a partir da etapa de análise do projeto em andamento.
Caso você efetue o mapeamento AS IS, você poderá começar a etapa de redesenho de processos logo após ele. É importante que você já decida quais serão as metas e objetivos desse reajuste, considerando os problemas apontados na fase de análise.
Se você ainda está na execução da estratégia e percebeu alguns problemas, como queda na qualidade dos serviços ou produtos oferecidos, retrabalhos frequentes ou falta de otimização, esse também é um sinal de que o redesenho é necessário.
Porém, caso a sua estratégia já tenha conseguido atingir os resultados esperados ou até mesmo os superou, o redesenho de processos pode não ser utilizado, mas é importante analisar os dados do projeto para os próximos.
Como fazer o redesenho de processos?
Por fim, está na hora de entender como fazê-la de maneira eficiente para que a sua empresa atinja os seus objetivos.
O primeiro passo é coletar as ferramentas e documentos utilizados no processo. Dessa maneira, será possível entender tudo o que foi feito pela equipe, o que ajudará na identificação de erros e oportunidades.
Depois, é preciso entrevistar todos que estiveram envolvidos na estratégia, para entender a visão deles com relação à execução das tarefas propostas e quais foram as suas principais dificuldades.
Assim, você já terá material suficiente para encontrar os pontos de melhoria no processo, resolvendo atrasos, gargalos, desperdícios e outros problemas que estão impedindo a sua organização de alcançar os seus objetivos.
Além dessas, outras etapas são necessárias, como:
- Brainstorm com a equipe envolvida na estratégia
- Criação do diagrama do novo processo
- Reunião para averiguar a viabilidade do redesenho
- Refinamento do diagrama do redesenho de processos
Invista em uma gestão de alta performance!
Entendendo melhor o que é o redesenho de processos, quais são os seus benefícios para o negócio e como realizá-lo de maneira eficiente, você conseguirá melhorar a efetividade das estratégias utilizadas em sua empresa.
O redesenho de processos faz parte de uma gestão de alta performance. Se você quer avançar mais sobre o assunto e até mesmo entender como implementar esse tipo de metodologia em sua empresa para aumentar seus resultados, não deixe de baixar nosso e-book gratuito:
