Com a competitividade do mercado aumentando a cada dia, sobrevivem apenas as organizações que conseguem se adaptar à essa realidade. É fundamental que seja desenvolvida uma visão de médio e longo prazo, a fim de alcançar os objetivos do negócio. Essa visão é desenvolvida através do Planejamento.
O planejamento do negócio, desde a definição das metas até a tomada de decisões, é essencial para garantir boas chances de sucesso, e dar mais vantagens competitivas à sua empresa.
A importância do Planejamento Estratégico
Empreender de modo aleatório, “esperando para ver o que acontece” é, sem dúvidas, algo extremamente arriscado. Afinal, ter uma estrutura bem planejada para atingir os seus objetivos é fundamental. Imaginar o futuro do seu negócio vai ajudar a definir qual o melhor caminho você deve seguir.
Planejar irá te ajudar a entender a cultura de sua empresa e tornará o seu negócio menos vulnerável à instabilidade do mercado, além de orientar no controle de custos, tornando a margem de erro muito menor.
Outro ponto positivo, é o engajamento da equipe. Manter os colaboradores focados, cientes das metas e dos objetivos da empresa, trará mais motivação e tornará o ambiente um local agradável e propenso ao crescimento conjunto.
Etapas do Planejamento Estratégico
O Planejamento Estratégico se divide em 5 etapas: Diagnóstico, definição de diretrizes, definição das metas e indicadores, plano de ação e acompanhamento. Vamos conhecê-las:
Etapa 1: Diagnóstico
Na primeira etapa, realizamos a Análise SWOT/FOFA da organização.
A equipe se reúne para discutir em que momento a empresa se encontra. Quais suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
É necessário que se faça um levantamento de todos os pontos que precisam ser melhorados, e isso inclui uma análise dos diferenciais. Logo após, repete-se o processo com o ambiente externo, pois a identificação dos fatores externos que impactam a organização é essencial, tanto no caso de oportunidades, quanto de ameaças.
É muito importante que se faça esse diagnóstico, para poder assimilar o contexto de inserção da empresa e, a partir daí, buscar as ações mais adequadas para atingir os objetivos propostos.
Etapa 2: Definir as diretrizes da organização
Um passo extremamente importante, é a definição das diretrizes da empresa. Saber qual a missão, a visão e os valores da organização é fundamental para a tomada de decisões.
A missão é a justificativa do negócio. Porque a empresa existe? Qual a motivação da marca? Visão é a perspectiva da empresa a longo prazo, onde você quer chegar. Já os valores, são os princípios que guiarão a empresa por esse caminho.
Sendo assim, as diretrizes servirão com um guia que acompanhará a organização em todos os estágios futuros, desde a contratação de pessoas até a finalização da venda de um produto.
Etapa 3: Defina metas e indicadores de qualidade
Esse é o momento mais importante, e talvez o mais difícil. Estabelecer metas não é uma tarefa fácil. As metas devem ser claras, específicas e desafiadoras, porém, devem ser realistas. Se você colocar números absurdos e muito além da sua realidade, o que era para ser um desafio motivacional, acabará tornando-se frustrante por ser inatingível. Defina metas relevantes e atingíveis.
Indicadores
Já os indicadores acompanharão os resultados dessas metas. Quando bem definidos, indicadores são fundamentais para mensurar os resultados mais importantes, que impactam de forma direta no desempenho da sua organização.
Através deste controle, com atualização constante de dados confiáveis, esse processo de acompanhamento vai permitir que você identifique e corrija com antecedência, possíveis ações que estejam prejudicando seus resultados.
Etapa 4: Plano de Ação
Com as estratégias definidas, é hora de elaborar o Plano de Ação para alcançá-las. Agora que você já sabe onde a empresa está e onde ela precisa chegar, fica fácil de montar um plano eficaz, com base em tudo o que foi definido desde a primeira etapa até agora.
O ideal é montar um plano de ação para cada estratégia, dividindo-os entre os setores e seus responsáveis.Essa etapa pode ser realizada com a ajuda da ferramenta 5W2H, que consiste em um questionário com sete perguntas simples.
Etapa 5: Acompanhamento
Essa última etapa do Planejamento Estratégico é fundamental para o sucesso do processo.
É de extrema importância monitorar e avaliar os resultados, para poder acompanhar o desempenho das estratégias adotadas, a fim de verificar ajustes ou correções nos planos.
Portanto, o ideal é que sejam feitas reuniões regulares com as áreas, e reunir os gestores sempre que possível para avaliar o desempenho, revisar a análise SWOT, as metas e estratégias.
A importância do acompanhamento no Planejamento Estratégico
Após implantado o Planejamento Estratégico, é importante monitorá-lo e revisitá-lo sempre que for necessário. De fato, de nada adianta um planejamento espetacular, se não for acompanhado constantemente para ter a certeza de que o que foi definido está, de fato, sendo executado.
O P.E está ligado diretamente ao futuro da empresa. Acompanhar o seu plano é o mesmo que garantir o sucesso da sua estratégia.
É normal que, em algumas situações, nossos resultados não saiam como previsto. Desse modo, sendo por um engano no planejamento, ou má execução do plano, o fato é que, nem sempre as coisas sairão conforme esperado. Porém, se a organização tem um bom acompanhamento do planejamento, é possível avaliar a situação, corrigindo os pontos que necessitam de atenção.
Esse monitoramento permite, não só comparar resultados e verificar se a estratégia adotada é a mais indicada para a organização, como também, é fundamental para a otimização dos processos da organização.
Dessa forma, podemos ver o quão importante é acompanhar o Planejamento Estratégico. Mas, como é feito esse monitoramento?
Como fazer o acompanhamento no Planejamento Estratégico
Como podemos ver, o monitoramento é fundamental e faz parte das etapas do Planejamento Estratégico. Desse modo, faz-se necessário que seja realizado constantemente.
Geralmente, esse controle é feito através de relatórios extraídos das análises realizadas com base nos indicadores de desempenho e métricas definidos pela equipe, após montar o mapa da estratégia.
O que são Indicadores de Desempenho?
Indicador de planejamento é uma ferramenta gerencial utilizada para mensurar resultados e verificar se estão de acordo com as metas estabelecidas, avaliando, assim, o rendimento e a eficiência dos processos na empresa.
Portanto, podem estar ligados a qualquer área ou atividade da organização, desde o atendimento ao cliente, até a cúpula da diretoria. Independentemente de onde estejam ligados, eles nos proporcionam maior rapidez e assertividade nas escolhas, uma visão mais clara dos processos, nos permitem controlar o que tem dado certo, e identificar ações de correções para o que saiu do previsto. Dessa maneira, é primordial selecionar e acompanhar os que você considera mais importantes, utilizando a ferramenta de sua preferência.
Com o apoio de um bom sistema de gestão, como nossa parceira Quattrus, esse processo de acompanhamento vai permitir que você identifique e corrija com antecedência, possíveis ações que estejam prejudicando seus resultados.
Como definir Indicadores de Planejamento
Como vimos, os indicadores de planejamento são fundamentais para mensurar os resultados obtidos. Sem eles, seria muito difícil visualizar o cenário em que a empresa se encontra, e escolher qual o caminho certo a seguir.
Então, na hora de definir os indicadores do seu negócio, é necessário levar em conta o seu objetivo e a estratégia elaborada.
Portanto, questione – se. Qual a finalidade da minha estratégia? Onde a empresa quer chegar? Reduzir custos? Aumentar as vendas?
Existem indicadores que são básicos, como o índice de produtividade, e existem também, indicadores mais específicos, que estão ligados a área de atuação. Por exemplo, se estivermos falando do ramo de medicamentos (farmácia), poderíamos usar % de prescrições abrangidas pelo governo.
A periodicidade da análise dos indicadores vai variar de empresa para empresa. Tudo depende do indicador e do objetivo final. Porém, reuniões mensais para apresentação de determinados resultados são fundamentais para o sucesso do seu plano.
Exemplos de Indicadores de Planejamento
- Nível de Produtividade: Esse é um indicador fundamental para acompanhar o progresso do seu plano. Está ligado com os recursos da empresa e a quantidade de entregas.
- Indicador de Qualidade: Está ligado ao número de entregas dentro do padrão e as entregas totais.
- Turnover de funcionários: Mensura a quantidade de funcionários que deixaram de fazer parte do quadro em um determinado período.
- Nível de crescimento mensal: Este é um indicador muito utilizado pelas organizações. Ele verifica resultados de períodos distintos para identificar o percentual de crescimento do negócio.
Se você chegou até aqui e ainda não sabe por onde começar para elaborar o Planejamento Estratégico do seu negócio, a Qualitin pode te ajudar.
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